Site Yönetiminde Yönetici Değişikliği, Denetim ve Hesap Verme

Site Yöneticisinin Seçimi ve Görev Süresi

634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 34. maddesi uyarınca, sekiz veya daha fazla bağımsız bölümü bulunan anagayrimenkullerde yönetici atanması mecburidir. Sekizden az bağımsız bölümü olan taşınmazlarda ise yönetici atanması kat maliklerinin tercihine bırakılmıştır. Anagayrimenkulün bütün bölümleri tek bir kişinin mülkiyetinde bulunuyorsa malik kanunen yönetici sayılır. Kat malikleri yönetimi kendi aralarından ya da dışarıdan seçecekleri bir kişiye veya üç kişilik bir kurula verebilir; bu kişiye yönetici, kurula ise yönetim kurulu denir. Yönetici olarak dışarıdan bir kişinin veya profesyonel bir şirketin görevlendirilmesi ya da üç kişilik yönetim kurulu seçilmesi hâlinde de yöneticilik hükümleri geçerliliğini korur.

Yönetici, kat maliklerinin hem sayı hem arsa payı bakımından çoğunluğu tarafından atanır. 634 sayılı Kanun uyarınca yönetici her yıl kat malikleri kurulunun kanuni yıllık toplantısında yeniden atanır ve eski yöneticinin tekrar atanması mümkündür. Yönetim planında daha uzun bir süre öngörülmesi ihtimali bulunmakla birlikte yasal kural yıllık seçimdir. Seçim kararının usulüne uygun şekilde karar defterine işlenmesi, hazırun listesiyle imzalanması ve yöneticinin kimlik ile adres bilgilerinin kararda yer alması aranır.

Anagayrimenkulün kapısının hemen yanına yahut bina girişinde kolayca fark edilecek bir noktaya, yöneticinin adı, soyadı ile ev ve iş yeri adreslerinin çerçeveli biçimde asılması zorunludur. Söz konusu levhanın asılmaması hâlinde, ilgili kişilerin başvurusu üzerine yetkili mahkemece yönetici veya yönetim kurulu üyelerinin her biri hakkında idari para cezasına hükmedilir.

Yönetici Atanamaması ve Mahkeme Yoluyla Müdahale

Kat malikleri kurulu yılda en az bir kez olağan toplantısını yapar; bu toplantılarda faaliyet ve hesap raporlarının ele alınması, bütçe ile işletme projesinin onaylanması ve yönetici ile denetçi seçimi gündeme getirilir. Kat malikleri yönetimi oluşturma konusunda anlaşamaz veya toplanıp bir yönetici seçemezlerse, taşınmazın bulunduğu yerdeki sulh mahkemesi kat maliklerinden birinin istemi üzerine ve imkân dahilinde diğer malikleri de dinleyerek anagayrimenkule bir yönetici tayin eder. Mahkeme tarafından atanan yönetici, kat maliklerince seçilmiş yöneticiyle aynı yetkilere sahip olup kat maliklerine karşı sorumludur. Benzer şekilde yöneticinin görevini yerine getirmediği veya taraflar arasında uzlaşmazlığın sürdüğü hâllerde de kat maliklerinin mahkemeye başvurarak yönetici atanması veya değiştirilmesi yönünde talepte bulunması mümkündür.

Sulh mahkemesince atanan yönetici, atanma tarihinden itibaren altı ay geçmedikçe kat malikleri kurulunca değiştirilemez. Ancak haklı bir sebep ortaya çıkarsa, yöneticiyi atamış olan sulh mahkemesi değiştirilmeye izin verebilir. Ayrıca yönetici atanırken kendisiyle yapılan sözleşmede teminat göstermesi şart koşulabilir; sözleşmede böyle bir şart bulunmasa dahi haklı bir sebebin ortaya çıkması durumunda kat malikleri kurulu yöneticiden teminat göstermesini talep edebilir.

Yöneticinin Kanuni Görevleri ve Yükümlülükleri

Yöneticinin görevleri öncelikle yönetim planında düzenlenir. Yönetim planında aksine bir hüküm yer almadıkça yönetici; kat malikleri kurulunca alınan kararları yerine getirmek, anagayrimenkulün amacına uygun kullanılması, muhafazası, bakımı ve onarımı adına lüzumlu önlemleri almakla yükümlüdür. Anagayrimenkulün sigorta ettirilmesi, taşınmazın tamamını ilgilendiren tebligatların kabul edilmesi, hak düşürücü sürelerin geçmesini veya hak kayıplarını engelleyecek idari tedbirlerin alınması ve kat malikleri kurulunun toplantıya çağrılması yöneticinin kanuni görevleri kapsamındadır.

Yönetici genel yönetim işleri, bakım, onarım, temizlik, asansör, ısıtma, soğutma ve sigorta giderleri için yönetim planında gösterilen zamanda, planda gösterilmemişse her takvim yılının ilk ayı içinde kat maliklerinden avans toplar; avansın tükenmesi hâlinde geri kalan işler için tekrar avans isteyebilir. Yönetimle ilgili ödemeleri kabul etmek, yönetim borçlarını ödemek ve kat maliklerince ayrıca yetki verilmişse bağımsız bölümlere ait kiraları toplamak da yöneticinin yetkisi dahilindedir. Ayrıca anagayrimenkulde bulunan asansörlerin güvenli biçimde işletilmesini temin etmek üzere aylık bakımları ile yıllık kontrollerini ilgili teknik düzenlemelere uygun olarak yaptırmak ve bu ücretleri ödemek yöneticiye aittir.

Yönetici, topladığı paraları ve avansları yatırmak ve gerektiğinde çekmek üzere muteber bir bankada kendi adına fakat anagayrimenkulün yönetici sıfatını göstererek hesap açtırmak zorundadır. Kat mülkiyetine ilişkin borç ve yükümlerini yerine getirmeyen kat maliklerine karşı dava açılması, icra takibi yapılması ve kanuni ipotek hakkının kat mülkiyeti kütüğüne tescil ettirilmesi yöneticinin görevleri arasındadır. Yönetici atanması zorunlu şartları taşımasına rağmen atama yapılmayan anagayrimenkullerde, sayılan yönetim işlerinin yerine getirilmesinden kat malikleri müştereken sorumludur.

Defter Tutma, Noter Tasdiki ve İşletme Projesi

Yönetici; kat malikleri kurulunca alınan kararları, protokolleri, tebligat ile ihtarların özetini ve tarihlerini ve anagayrimenkule ilişkin tüm giderleri Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 32. maddesinde öngörülen deftere tarih sırasıyla kaydetmek, bu defter ile gider evrakını ve sair belgeleri düzenli bir dosyada saklamakla yükümlüdür. Kat malikleri kurulunca önceden kabul edilmiş bir proje bulunmadığı takdirde yönetici gecikmeksizin tahmini gelir ve giderleri, her malike düşecek avans paylarını gösteren bir işletme projesi hazırlamak ve ilgililere bildirmek zorundadır.

Tutulan defterin her takvim yılının bitmesinden başlayarak bir ay içinde yönetici tarafından notere kapattırılması kanunen zorunludur. Defter tutma, belgeleri saklama ve notere kapattırma görevlerini yerine getirmeyen yönetici hakkında Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 33. maddesinin son fıkrasında yer alan cezalar uygulanır.

Vekalet Sorumluluğu, Hesap Verme ve Belgelendirme Esası

Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 38. maddesi gereğince yönetici, kat maliklerine karşı Türk Borçlar Kanunu'ndaki vekalet ilişkisi çerçevesinde sorumludur. Bu çerçevede yönetici özen, sadakat, talimatlara uyma ve hesap verme borçları altındadır. Yönetici, yönetim planında yazılı zamanlarda, planda zaman belirtilmemişse her takvim yılının birinci ayı içinde kat malikleri kuruluna anagayrimenkul dolayısıyla elde edilen gelirlerin ve yapılan giderlerin hesabını vermekle yükümlüdür.

Arsa payları ne olursa olsun kat maliklerinin yarısının talep etmesi durumunda, yönetim planında belirlenen zamanlar dışında da hesabın gösterilmesi yöneticiden istenebilir. Her kat maliki yönetim defterini, gelir-gider tablolarını ve yönetim sözleşmelerini makul sürelerde inceleme talebinde bulunabilir; yönetim ticari sır gerekçesiyle bu incelemeyi tamamen engelleyemez.

Hesap verme işlemi, her harcama kaleminin fatura, fiş veya sözleşmeyle belgelendirilmesini gerektirir. Belgelendirilemeyen harcamalar ve kasada ortaya çıkan açıklar, yöneticinin şahsen tazminle sorumlu tutulmasına neden olabilir. Kat malikleri kurulunca hesapların incelenmesinin ardından yönetici ibra edilebilir. İbra kararı yöneticinin sorumluluğunu belirli ölçüde sınırlandırmakla birlikte; ağır kusur, hile veya hesapta gizlenmiş kalemlerin bulunması durumunda ibra kararının sakat olduğu ileri sürülerek iptali talep edilebilir. İbra kararı ceza hukuku kapsamındaki sorumluluğu ortadan kaldırmaz.

Yöneticinin toplanan aidatları zimmetine geçirmesi, sahte belge düzenleyerek kat maliklerini zarara uğratması veya tahsis edilen parayı gayesi dışında kullanması ceza hukuku uyarınca güveni kötüye kullanma yahut belgede sahtecilik suçlarını oluşturabilir. Bu gibi durumlarda kat maliklerinin yetkili Cumhuriyet savcılığına suç duyurusunda bulunma hakkı mevcuttur.

Denetim Usulü, Denetçi Raporu ve Yargısal Denetim

Anagayrimenkulün denetim vazifesi, kat malikleri kurulunun hem sayı hem arsa payı çoğunluğuyla kendi üyeleri arasından belirleyeceği bir denetçiye ya da üç kişiden oluşan denetim kuruluna devredilebilir. Görevlendirilen denetçi veya denetim heyeti; dönem içindeki harcamaların işletme bütçesine uygunluğunu ve yasal defterlerin intizamını inceleyerek hazırladığı yazılı raporu kurula sunar; bu rapor kat maliklerinin ibra yönündeki iradesine esas teşkil eder. Şeffaflık kurallarına uymayan veya hesap sunmaktan kaçınan yöneticilere karşı ise kat maliklerince sulh hukuk mahkemesi nezdinde hesap verme ve denetim isteminde bulunulabilmektedir.

Hesapların denetlenmesi için yönetim planında belirli bir zaman öngörülmemişse denetim her üç ayda bir yürütülür; haklı bir sebep ortaya çıktığında ise hesapların denetlenmesi her zaman istenebilir. Denetçi veya denetim kurulu, yönetim planında yazılı zamanlarda, zaman yazılmamışsa her takvim yılının birinci ayı içinde denetim sonucunu ve anagayrimenkulün yönetim tarzına ilişkin düşüncelerini içeren bir rapor hazırlar. Bu rapor çoğaltılarak birer örneği taahhütlü mektupla kat maliklerine gönderilir.

Denetçiler hazırladıkları raporu, verecekleri kararları ve lüzumlu gördükleri diğer hususları, 1'den başlayarak sıra numarası izleyen ve her sayfası noter mührüyle onaylanmış bir deftere tarih koyup imzalayarak işlemekle yükümlüdür.

Yönetici Değişikliği Usulü ve Devir-Teslim İşlemleri

Yönetici değişikliği gündeme getirilmek istendiğinde, kat maliklerinin yeterli çoğunluğunun talebi doğrultusunda olağanüstü toplantı çağrısı yapılabilir. Toplantı yönetim planında belirlenen usul dairesinde gerçekleştirilir; toplantı gündemine yönetici değişikliği konusu dahil edilerek aynı nisap ve usul kuralları çerçevesinde yeni yönetici seçimi sonuçlandırılır.

Yönetici değişikliğinde eski yönetici; yıllara göre yönetim defterlerini, noter onay şerhlerini, bütün fatura, makbuz ve sözleşmeleri, banka dökümlerini, kasa sayım tutanaklarını, borç listelerini, dava evrakını, personel dosyalarını ve yönetim planını yeni yöneticiye teslim etmek zorundadır. Teslim işlemi imzalı bir devir-teslim tutanağı ile tespit edilir.

Değişikliğin ardından yeni yönetici bilgileri binanın girişine asılır, banka nezdindeki hesaplarda imza yetkileri güncellenerek eski yetkiler kaldırılır, hizmet sağlayıcı firmalar bilgilendirilir, varsa yönetim şirketleriyle sözleşme feshi veya tadili yapılır ve süregelen davalarda vekalet ile tebligat adresleri mahkemelere bildirilir.

Hukuki uyarı: Bu içerik genel bilgilendirme amacı taşır; somut olay değerlendirmesi için avukata başvurulmalıdır.

Hazırlayan: Av. Erdal Ersoy