Apostil, resmi makamdan alınan bir belgenin yine o ülkenin resmi makamı tarafından yabancı ülkelerde geçerli olmak üzere onaylanmasıdır. Apostil nedir ile apostille nedir soruları farklı değildir; iki sözcük aynı anlamı ifade eder. Türkiye’de onay makamı belgenin idari veya adli olmasına göre ayrılır. Şerh, ülkeler arasında resmi belgelerin ispatını kolaylaştırmak için kullanılır. Yabancı ülkeden getirilen mahkeme kararının sahteliği uzun uğraşlar sonunda belli olmasın diye, belgenin resmi makamca verildiği bu onayla gösterilir.
Taraf ülkelerde geçerlilik ve infaz sınırı
Apostile ilişkin temel kurallar 1961 tarihli Lahey Konvansiyonu ile belirlenmiştir. Konvansiyon uluslararası bir anlaşmadır ve yalnızca sözleşmeye taraf ülkeler arasında geçerlidir. Belgeye apostil konulduğunda belge, sözleşmeye taraf ülkelerde geçerli hale gelir. Bu geçerlilik, belgenin diğer ülkelerde otomatik olarak infaz edileceği anlamına gelmez. Şerhin işlevi, belgenin resmi makamlarca verildiğinin ispatıdır. Almanya’da boşanan kişilerin boşanma kararına apostil koydurması, bu kişilerin Türkiye’de de boşanmış sayılması sonucunu doğurmaz. Türkiye’de hukuki sonuç için tanıma ve tenfiz prosedürü izlenir. Tanıma ve tenfiz için de belgede apostil bulunmalıdır.
Sözleşmeye taraf olmayan bir ülkeyle ilgili işlem apostil şerhi üzerinden yürümez. Taraf ülkelerin çevresinde değişiklik görülebilir. 2020 yılı için sözleşmeye taraf olmayan ülke bu yolla işlem görmez. Belge anlaşma dışı bir ülkeden alınmışsa geçerli olmaz. Ülkenin Lahey Konvansiyonuna belirli bir çekince koyarak taraf olması ve getirilen apostilin bu çekinceye aykırı bulunması da geçersizlik halidir.
Usulüne uygun şekilde konulan apostilin geçerliliği belgenin geçerliliğine bağlıdır. İlgili belge ne kadar süre için geçerli sayılacaksa apostil de o kadar süre geçerli olur. Belgeden bağımsız ikinci bir süre işleyişe sokulmaz. Apostilli belgenin ibraz edildiği ülkenin olağanüstü halde olması ve bu durumda kanuni düzenlemeler gereği şerhin kabul edilmemesi söz konusu olabilir. Bu ihtimal, her olağanüstü halde şerhin reddedileceği zorunlu bir sonuç yaratmaz. Geçerlilik şartlarını taşımayan apostilli evrakın iptali de istenebilir. İptalin istenebilmesi, iptalin kendiliğinden gerçekleştiği anlamına gelmez.
Şerhin biçimi ve onayda aranan bilgiler
Şerhte Fransızca apostille tabiri kullanılmak zorundadır. Bu ibarenin yanında Convention de La Haye du 5 Octobre 1961 açıklaması yer alır. Onayda belgenin hangi ülkede düzenlendiği, belgeyi imzalayanın kim olduğu ve imzalayanın resmi sıfatı gösterilir. Belgedeki mührü vuran makam da belirtilir. Ayrıca şerhin tarihi, şerh numarası ve verildiği yer, işlemi yapan makamın mührü veya kaşesi ile şerhi düzenleyen yetkilinin imzası bulunur. Onay içinde bulunması gerekenler yer almıyorsa belge geçerli olmaz.
Türkiye’de idari ve adli belgede başvuru makamı
Her ülke, apostil şerhi veren makamı kendi iç düzeninde tayin eder. Türkiye’de idari belgeler ile adli belgeler arasında farklılık vardır. İdari belgelerde makamlar valilikler, valiler, vali adına vali muavinleri, vali adına hukuk işleri müdürlükleri ve kaymakamlıklardır. Adli belgelerde makam, ağır ceza mahkemesi kuruluşu olan merkezlerdeki adalet komisyonu başkanlıklarıdır. Türkiye’den alınmış resmi bir belgeye apostil konularak belgenin yurt dışında geçerli kılınması sağlanabilir. Mahkeme kararı ve sabıka kaydı bu yönde anılan örneklerdir. Yurt dışından alınan bir belgeye o ülke makamlarınca apostil konularak belgenin Türkiye’de veya başka bir ülkede geçerli kılınması da sağlanabilir. Bu örnekler her belge türüne kendiliğinden yayılmaz.
Apostil konulabilecek belgeler
Apostil konulabilecek belgeler arasında idari belgeler ve noter senetleri yer alır. Özel sıfatla imzalanmış belgelerin üzerine konulan ve belge kaydının ya da belgenin belirli bir tarihte mevcut olduğunun ve imzaların doğruluğunun resmi makam ve noterler tarafından tasdikine ilişkin beyanlar da kapsamdadır. Devletin bir yargı organına veya mahkemesine bağlı makam ya da görevli memur tarafından düzenlenen belgeler de bu gruba girer. Mahkeme kararı bu belgelere örnektir. Savcı, zabıt katibi ve adliye memurunun verdiği belgeler aynı örneğin içinde sayılır.
Apostil alınamayacak belgeler
Diplomasi veya konsolosluk memurlarının düzenlediği belgelere apostil konulamaz. Ticaret veya gümrük işlemleriyle doğrudan ilgili idari belgeler de apostil alınamayacak belgeler arasındadır. İdari belgelerin genel olarak kapsama girmesi, bu ikinci gruptaki idari belgelerin dışarıda bırakıldığı sonucunu değiştirmez.
Ceza davası ve ceza mahkemesi kararı
Her adli iş için apostil şerhi almak mümkün değildir. Ceza davaları apostil sorusunun kapsamı dışında kalır. Ceza mahkemelerinin kararları için apostil uygulanmaz.
Hukuk mahkemesi kararında şerh
Ceza mahkemesi kararı dışında kalan hukuk mahkemesi kararları için, somut olayın niteliğine göre apostil işlemi yapılabilir. Başka bir ülkede tanınması amacıyla boşanma davasında verilen karara apostil konulabilmesi bu ayrımın örneğidir. Hukuk mahkemesi kararı, somut olay elvermediği halde kendiliğinden apostil kapsamına girmez.
Yargı memuru belgesi ile ceza işi bir arada ise
Yargı organına veya mahkemeye bağlı makam ve memur belgelerinin, savcı, zabıt katibi ve adliye memuru örnekleriyle apostil kapsamına alınması, ceza davası ve ceza mahkemesi kararının kapsam dışında bırakılmasıyla aynı sonucu vermez. Belge hem bu memur belgesi örneğine hem ceza işine giriyorsa iki ölçü tek sonuca bağlanamaz.
Yabancı boşanma kararında tanıma ve tenfiz
Yabancı bir ülkede verilen boşanma kararının Türkiye’de de geçerli olması isteniyorsa tanıma davası açmak gerekir. 2018 yılı itibarıyla getirilen düzenleme uyarınca yalnızca tanıma için işlemin nüfus müdürlüğünde yapılması mümkündür. Bu imkân, nüfus müdürlüğünü her yabancı boşanma kararı için zorunlu ve tek yol haline getirmez. Kararda boşanma hükmü dışında nafaka veya mal paylaşımı gibi fer’i nitelikte hükümler de varsa tenfiz davası açmak gerekir. Fer’i hükmün bulunup bulunmaması, tanıma ile tenfiz arasındaki ayrımı belirler.
Tanıma ya da tenfiz söz konusu olsun, her halde apostil aranır. Boşanma kararına, kararı veren mahkemenin bağlı olduğu devletin kuralları çerçevesinde apostil konulmalıdır. Şerh bulunmazsa boşanmanın Türkiye’de tanınması veya tenfizi mümkün olmaz. Almanya’da verilen boşanma kararı örneğinde apostil, kişilerin Türkiye’de boşanmış sayılmasını sağlamaz. Şerh, tanıma ve tenfiz sırasında belgenin resmi makamlarca verildiğinin ispatı için gerekir.
Tanıma ve tenfiz davasında genel olarak dört belge aranır. Birincisi, yabancı devlet mahkemesince verilen ve kesinleştiğine dair ibare veya mühür taşıyan kararın aslıdır. İkincisi, mahkeme kararı için alınmış apostildir. Üçüncüsü apostilin tercümesidir. Dördüncüsü, kararın ve kesinleşme şerhinin yeminli tercüman tarafından tercüme edilmesinden sonra noterden alınan onayıdır. Yalnızca tanıma için nüfus müdürlüğünde işlem yapılabilmesi, dava için sayılan bu belgelerin nüfus başvurusunda aynen arandığı anlamına gelmez. İki yolun belge düzeni birbirinin yerine geçmez.
Tercüme ve noter onayı
Apostil ve ilgili belge alındığında bunların yeminli bir tercüman tarafından Türkçeye çevrilmesi gerekir. Davalarda karar ve kesinleşme şerhi tercüme edildikten sonra noter onayı da yapılır. Noter onayı, davada kararın ve kesinleşme şerhinin tercümesine bağlanan adıma özgüdür. Dava bulunmayan her apostil işleminde noter onayının ayrıca zorunlu olduğu sonucu çıkarılmaz.
Diploma ve ÖSYM belgesinde sıra
Diploma veya ÖSYM sınav sonuç belgesinde işlem belgenin aslıyla başlar. Aslı, yeminli tercüme bürosuna veya yeminli tercümana götürülerek tercüme ettirilir. Tercüme, işlemin yapıldığı yerdeki noter tarafından onaylanır. Apostil başvurusu illerde valiliğe, ilçelerde kaymakamlığa yapılır. Tercüme noter onayından önce tamamlanır. Apostil başvurusu noter onayından sonra gelir. Tercümenin dili belirli bir dil adıyla sabitlenmiş değildir.
Şirket sözleşmesinde iki başvuru ölçüsü
Ticari evrak bakımından yabancı ülkeden şirketin ana sözleşmesi veya kuruluş sözleşmesi istenir. Bu ihtiyaç genellikle şube veya temsilcilik açılışında görülür. Bu belgelerde izlenen yol önce tercüme, ardından noter ve son olarak valilik veya kaymakamlık tarafından apostildir. Yurt dışından alınan belgenin o ülke makamlarınca apostillenerek Türkiye’de veya başka bir ülkede geçerli kılınması da mümkündür. Valilik veya kaymakamlık sırası ile belgenin alındığı ülke makamının apostili, şirket sözleşmesinde tek makam kuralına bağlanamaz.
Apostilli sabıka kaydı
Yabancıların göç idaresine ikamet izni veya başka bir izin için başvurması halinde kendilerinden kimi zaman apostilli sabıka kaydı istenebilir. Bu istek her başvurunun ayrılmaz belgesi değildir. Sabıka kaydı, kişilerin geçmişte işledikleri suçların yer aldığı sicildir ve Türkiye’de adli sicil kaydı olarak tutulur. Belge, başvurucunun kendi ülkesinde bir suça karışıp karışmadığının tespiti amacıyla istenir. Türk makamlarınca istenen bu kayıt, yabancı kişinin kendi ülkesinden alınır. Kayıt genellikle o ülkenin adalet bakanlığına bağlı birimlerce kişinin kendisine veya vekiline verilir. Veren makam her ülkede aynı birim diye genellenemez.
Elektronik ortamda apostil
2019 yılı itibarıyla e-apostil hizmeti başlamıştır. Hizmet, sınırlı bir alanda da olsa apostilin elektronik ortamdan alınmasını sağlar. Başlangıç olarak apostilli sabıka kaydı ve mahkeme kararları sistem üzerinden alınabilecektir. Sisteme e-devlet üzerinden girilir. İlgili kurumun elektronik ortamda oluşturduğu apostilli belgeyi PTT nitelikli elektronik sertifika ile imzalar ve başvurana teslim eder. Bu imkân, birçok eksiği bulunan kısıtlı bir yoldur. Başlangıçtaki sınır, bütün resmi belgeler için eksiksiz bir elektronik apostil uygulaması diye okunmaz.
Temsilcilik aracılığıyla onay
Apostil şerhine tek alternatif, eski ve daha uzun olan yoldur. Yabancı ülkeden alınan belge Türkiye’de o ülkenin temsilciliği aracılığıyla sorgulatılır. İlgili temsilcilik kararı kendi ülkesinden sorgulatır ve gerekli onay alınır. Tebligat ve değerlendirme aşamaları bulunduğundan bu yol apostile göre daha uzun işler. Sürenin kaç gün süreceği belirli bir gün sayısıyla sabitlenmiş değildir.
Sık sorulan sorular
Apostil ve apostille farklı mıdır?
Hayır. İki sözcük ayrı anlam taşımaz. Her ikisi, belgenin alındığı ülkenin resmi makamınca yabancı ülkelerde geçerli olmak üzere onaylanmasını anlatır.
Apostil yabancı ülkede otomatik infaz sağlar mı?
Hayır. Apostil, belgeyi sözleşmeye taraf ülkelerde geçerli kılar fakat belgenin diğer ülkelerde otomatik olarak infaz edileceği anlamına gelmez. Şerh, belgenin resmi makamlarca verildiğini ispat eder. Almanya’daki boşanma kararı apostilden sonra Türkiye’de kendiliğinden boşanma sonucu doğurmaz. Tanıma ve tenfiz gerekir ve bu işlem için de apostil aranır.
Ceza mahkemesi kararına apostil konur mu?
Hayır. Ceza davaları ve ceza mahkemesi kararları apostil kapsamına girmez. Hukuk mahkemesi kararlarında somut olayın niteliğine göre apostil yapılabilir. Başka ülkede tanınması istenen boşanma kararı bu örnektir.
Apostil ne kadar süre geçerlidir?
Usulüne uygun konulan apostil, belgenin geçerli sayıldığı süre kadar geçerlidir. Süre, belgenin geçerliliğine bağlıdır.
Apostil hangi ülkelerde geçerlidir?
Apostil yalnızca 1961 tarihli Lahey Konvansiyonuna taraf ülkeler arasında geçerlidir. Taraf olmayan ülkeyle işlem apostil üzerinden yürümez. Taraf çevresi değişebilir ve 2020 yılı için taraf olmayan ülke bu kapsama girmez.
Apostilli sabıka kaydı her başvuruda istenir mi?
Hayır, her başvuruda istenmez. İkamet izni veya başka izin başvurularında apostilli sabıka kaydı kimi zaman istenebilir. Belge, kişinin kendi ülkesindeki suç geçmişinin tespiti için o ülkeden alınır ve genellikle o ülkenin adalet bakanlığına bağlı birimlerce kişiye veya vekiline verilir.
Diploma için apostil nereye yaptırılır?
Diploma veya ÖSYM sınav sonuç belgesinin aslı önce yeminli tercümana ya da yeminli tercüme bürosuna, sonra tercümenin yapıldığı yerdeki notere götürülür. Apostil için ilde valiliğe, ilçede kaymakamlığa başvurulur.
Yabancı boşanmada nüfus müdürlüğü yeterli olur mu?
Yalnızca tanıma isteniyorsa işlemin nüfus müdürlüğünde yapılması 2018 düzenlemesi uyarınca mümkündür. Bu yol her karar için zorunlu tek yol değildir. Nafaka veya mal paylaşımı gibi fer’i hükümler varsa tenfiz davası açılır. Tanıma ve tenfizin her ikisinde de apostil aranır.
Yabancı şirket sözleşmesine hangi makam apostil koyar?
Tek bir makam sonucu çıkmaz. Şirketin ana sözleşmesi veya kuruluş sözleşmesinde sıra önce tercüme, sonra noter, ardından valilik veya kaymakamlık başvurusudur. Yurt dışından alınan belgenin o ülke makamlarınca apostillenerek Türkiye’de veya başka bir ülkede geçerli kılınması da mümkündür. Bu iki ölçü tek makam kuralı oluşturmaz.
Hukuki uyarı: Bu içerik genel bilgilendirme amacı taşır; somut olay değerlendirmesi için avukata başvurulmalıdır.
Hazırlayan: Av. Erdal Ersoy