Ticari Defter Tutma Zorunluluğu, Onay ve Saklama

Her tacir ticari defter tutmak zorundadır. Defterler, ticari işlemleri, işletmenin iktisadi ve mali durumunu, borç ve alacak ilişkilerini ve her hesap döneminde ulaşılan sonuçları Türk Ticaret Kanunu’na göre açıkça göstermeli; üçüncü kişi uzmanların makul sürede yapacağı incelemede faaliyetler ve finansal durum hakkında fikir vermelidir. İşletme faaliyetlerinin oluşumu ve gelişmesi de defterlerden izlenebilmelidir. Tacir, işletmesiyle ilgili kendisine gönderilmiş her belgenin fotokopi, karbonlu kopya, mikrofiş, bilgisayar kaydı veya benzer bir kopyasını yazılı, görsel ya da elektronik ortamda saklar.

Kayıt dili, düzen ve elektronik ortam

Defterler ve gerekli diğer kayıtlar Türkçe tutulur. Kısaltma, rakam, harf veya sembol kullanılıyorsa anlamları açıkça belirtilir. Yazımlar ve diğer gerekli kayıtlar eksiksiz, doğru, zamanında ve düzenli yapılır.

Bir yazım veya kayıt, önceki içeriği belirlenemeyecek biçimde çizilemez ve değiştirilemez. Değişikliğin kayıt anında mı sonradan mı yapıldığı anlaşılamıyorsa bu değişiklik de yasaktır. Defterler ve gerekli diğer kayıtlar, işlemleri gösteren belgelerin dosyalanması yoluyla veya veri taşıyıcılarıyla tutulabilir. Bu hüküm tek bir tutma yöntemini zorunlu kılmaz.

Defter ve diğer kayıtlar elektronik ortamda tutuluyorsa, saklama süresi boyunca bilgilere ulaşılması ve bu süre içinde kolaylıkla okunabilmeleri sağlanmalıdır. Bu durumda 65. maddenin birinci ila üçüncü fıkraları kıyas yoluyla uygulanır.

Fiziki defterlerde açılış ve kapanış

Fiziki yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri ve 64. maddenin dördüncü fıkrasında sayılan defterlerin açılış onayı, kuruluş sırasında ve kullanılmaya başlanmadan önce noter tarafından yapılır. Sonraki faaliyet dönemlerinde açılış onayı, defterin kullanılacağı dönemin ilk ayından önceki ayın sonuna kadar notere yaptırılır.

Pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri, yeterli yaprak bulunduğu sürece sonraki faaliyet dönemlerinde yeniden açılış onayı aranmadan kullanılabilir. İstisna yalnız bu iki defter ve yaprakların yeterliliği şartına bağlıdır.

Yevmiye defterinin kapanış onayı, izleyen faaliyet döneminin altıncı ayının sonuna kadar notere yaptırılır. Yönetim kurulu karar defterinde kapanış onayı için son tarih, izleyen faaliyet döneminin birinci ayının sonudur.

Anonim ve limited şirketlerin ticaret siciline tescili sırasında defterlerin açılış onayını ticaret sicili müdürlüğü yapar. Bu yetki tescil sırasındaki açılış onayına özgüdür; sicil müdürlüğünün bütün onay işlemlerinde noterin yerine geçtiği sonucu çıkmaz. Açılış onayını noterin yaptığı hâllerde noter, ticaret sicili tasdiknamesini aramak zorundadır.

Elektronik defter ve tebliğle belirlenecek esaslar

Ticari defterler elektronik ortamda tutulduğunda, bu defterlerin açılışında noter veya ticaret sicili müdürlüğü onayı aranmaz. Aynı istisna yevmiye defteri ile yönetim kurulu karar defterinin kapanışını da kapsar. Onayın aranmaması bu sayılan işlemlere ilişkindir.

Fiziki veya elektronik ticari defterlerin tutulma biçimi, kaydın zamanı, onay yenileme ve açılış ile kapanış onaylarının şekil ve esasları, Gümrük ve Ticaret Bakanlığı ile Maliye Bakanlığının birlikte çıkaracağı tebliğle belirlenir.

Vergi usulüne ilişkin sınır

Bu Kanuna tabi gerçek ve tüzel kişiler, 213 sayılı Vergi Usul Kanunu’nun defter tutma ve kayıt zamanına ilişkin hükümlerine uymak zorundadır. Aynı Kanunun 175 ve mükerrer 257. maddelerindeki yetkiye dayanılarak yapılan düzenlemelere uyma yükümlülüğü de vardır.

Vergi Usul Kanunu’nun 175. maddesi, ilgili kısımdaki maksat ve esaslara uyulması şartıyla mükelleflere defterlerini ve muhasebelerini işlerinin bünyesine uygun usul ve tarzda düzenleme serbestliği tanır. Ticaret Kanunu’nun ticari defterlere dair hükümleri saklıdır; serbestlik bu saklı hükümleri ve aynı maddede öngörülen yetkileri ortadan kaldırmaz.

175. maddeye eklenen hüküm, Maliye ve Gümrük Bakanlığına muhasebe standartlarını, tek düzen hesap planını ve mali tabloların çıkarılmasına ilişkin usul ve esasları belirleme; bunları mükellef, şirket ve işletme türlerine göre uygulatma ve ilgili diğer esasları düzenleme yetkisi verir. Daha sonra eklenen hükümde yetkili, Maliye Bakanlığı olarak anılır ve yetki; muhasebe kayıtlarını bilgisayar programlarıyla izleyen mükellefler ile bu programları üreten gerçek ve tüzel kişiler bakımından kuralları, programların asgari hususlarını, standartlarını ve uygulama esaslarını belirlemeyi kapsar.

Saklanacak belgeler ve süre

Her tacir; ticari defterlerini, envanterlerini, açılış ve ara bilançolarını, finansal tablolarını, yıllık faaliyet raporlarını, topluluk finansal tablolarını ve yıllık faaliyet raporlarını saklar. Belgelerin anlaşılmasını kolaylaştıran çalışma talimatları ve diğer organizasyon belgeleri, alınan ticari mektuplar, gönderilen ticari mektupların suretleri ve 64. maddenin birinci fıkrasındaki kayda dayanak belgeler de bu kapsamdadır. Saklama sınıflandırılmış biçimde yapılır.

82. maddenin birinci fıkrasının (a) ilâ (d) bentlerindeki belgeler on yıl saklanır. Süre; son kaydın yapıldığı, envanterin çıkarıldığı, ara bilançonun düzenlendiği, yılsonu veya konsolide finansal tablonun hazırlandığı, ticari yazışmanın yapıldığı ya da muhasebe belgesinin oluştuğu takvim yılının bitmesiyle başlar. Hangi olayın esas alınacağı belgenin türüne bağlıdır.

Açılış ve ara bilançolar, finansal tablolar ve topluluk finansal tabloları bu imkânın dışında tutulmak üzere, birinci fıkrada sayılan belgeler Türkiye Muhasebe Standartlarına da uygun olmak kaydıyla görüntü veya veri taşıyıcılarda saklanabilir. Okunur hâle getirildiklerinde, alınan ticari mektuplar ve defter dayanaklarıyla görsel ve diğer belgelerle içerik olarak örtüşmeleri gerekir. Saklama süresi boyunca kayıtlara her an ulaşılabilmeli ve kayıtlar uygun bir süre içinde okunabilir hâle getirilebilmelidir.

Saklanması zorunlu belgeleri yalnızca görüntü veya başka bir veri taşıyıcısıyla ibraz edebilen kişi, masrafı kendisine ait olmak üzere belgelerin okunması için gerekli yardımcı araçları hazır bulundurur. Gerektiğinde belgeleri yine kendi gideriyle bastırmalı ve yardımcı araç olmaksızın okunabilen kopyalarını sunabilmelidir.

Zayi olma, ölüm ve sona erme

Kanuni saklama süresi dolmadan yangın, su baskını, yer sarsıntısı benzeri bir afet veya hırsızlık sonucu belgeler yok olursa tacir, durumu öğrendiği günden başlayarak otuz gün içinde işletmesinin bulunduğu yerdeki yetkili mahkemeye başvurarak belge talep edebilir. Bu başvuru hasımsız açılır.

Gerçek kişi tacirin ölümü hâlinde mirasçıları, ticareti terk etmesi hâlinde ise kendisi defter ve kâğıtları 82. maddenin birinci fıkrasına göre saklar. Mirasın resmî tasfiyesi hâlinde veya tüzel kişi sona ermişse defter ve kâğıtlar aynı fıkra uyarınca on yıl süreyle sulh mahkemesince saklanır.

İhlallere bağlanan yaptırımlar

Tutulması veya muhafazası zorunlu defter, kayıt, belge ve bilgileri denetime yetkili olanlar istediği hâlde vermeyenler, eksik verenler veya denetim elemanlarının görevini engelleyenler, fiil daha ağır cezayı gerektiren başka bir suç oluşturmuyorsa üç yüz günden az olmamak üzere adli para cezasıyla cezalandırılır.

Ticari defterlerin hiç bulunmaması, hiçbir kayıt içermemesi veya Kanuna uygun saklanmaması hâllerinde sorumlular üç yüz günden az olmamak üzere adli para cezasıyla cezalandırılır. Sonuç bu üç hâle bağlanmıştır.

549. maddede anılan belgeleri sahte biçimde düzenleyen kişi ile ticari defterlere bilerek gerçeğe aykırı yazım yapan kişi, bir yıldan üç yıla kadar hapis cezası ile cezalandırılır. Gerçeğe aykırı kayıtta bu ceza, kasıt unsurunun bulunmasına bağlıdır.

Kanun kapsamındaki idari para cezalarını, aksine hüküm yoksa mahallin en büyük mülki amiri verir. Defterin bulunmaması, kayıt taşımaması veya Kanuna aykırı saklanması adli para cezasına; kasıtlı gerçeğe aykırı kayıt ise hapis cezasına bağlandığından bu sonuçlar idari para cezasına dönüşmez.

Hukuki uyarı: Bu içerik genel bilgilendirme amacı taşır; somut olay değerlendirmesi için avukata başvurulmalıdır.

Hazırlayan: Av. Erdal Ersoy