Ticari defter ve belgeleri yangın, su baskını, yer sarsıntısı gibi afetler veya hırsızlık sebebiyle kaybolan ya da tahrip olan tacirin, bu durumu öğrendiği tarihten itibaren otuz gün içinde ticari işletmesinin bulunduğu yerdeki yetkili mahkemeye başvurarak zayi belgesi alması gerekir. 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu'nun 82. maddesi kapsamında düzenlenen bu imkân, tacirin saklamakla yükümlü olduğu defter ve dayanak kayıtlarını iradesi dışındaki sebeplerle ibraz edemez duruma düşmesi hâlinde yasal koruma sağlar.
6102 sayılı TÜRK TİCARET KANUNU m. 82Kaynağı aç
Tacirin Saklamakla Yükümlü Olduğu Defter ve Belgeler
6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu'nun 82. maddesinin birinci fıkrası uyarınca her tacir; ticari defterlerini, envanterlerini, açılış ve ara bilançolarını, finansal tablolarını, yıllık faaliyet raporlarını, topluluk finansal tablolarını ve bu belgelerin anlaşılabilirliğini kolaylaştıracak çalışma talimatları ile organizasyon belgelerini sınıflandırılmış biçimde saklamakla yükümlüdür. Tacir ayrıca aldığı ticari mektupları, gönderdiği ticari mektupların suretlerini ve muhasebe kayıtlarının dayandığı tüm belgeleri muhafaza etmek zorundadır.
Kanunun 82. maddesinin ikinci fıkrasına göre bir ticari işe ilişkin tüm yazışmalar ticari mektup sayılır. Açılış ve ara bilançoları, finansal tablolar ve topluluk finansal tabloları hariç olmak üzere tacirin saklamakla yükümlü olduğu belgeler; Türkiye Muhasebe Standartlarına uygunluk, içeriklerin alınan ticari mektuplar ve dayanaklarla örtüşmesi ve saklama süresi boyunca her an ulaşılıp uygun sürede okunabilmesi şartıyla görüntü veya veri taşıyıcılarında saklanabilir. Elektronik ortama alınan kayıtların bilgisayar yerine basılı olarak saklanması da mümkündür.
Ticari Defterleri Saklama Süresi ve Sürenin Başlangıcı
Türk Ticaret Kanunu'nun 82. maddesinin beşinci fıkrası gereğince tacirin saklamakla yükümlü olduğu defterler ve kanunda sayılan belgeler için saklama süresi kural olarak on yıldır. Bu süre; ticari defterlere son kaydın yapıldığı, envanterin çıkarıldığı, ara bilançonun düzenlendiği, yıl sonu ve konsolide finansal tablolarının hazırlandığı, ticari yazışmaların yapıldığı veya muhasebe belgelerinin oluştuğu takvim yılının bitişiyle işlemeye başlar.
Gerçek kişi olan tacirin ölümü hâlinde saklama yükümlülüğü mirasçılarına geçer; ticareti terk etmesi durumunda ise yükümlülük bizzat kendisinde kalır. Mirasın resmî tasfiyeye tabi tutulması hâlinde veya tüzel kişinin sona ermesi durumunda defter ve belgeler on yıl süreyle sulh mahkemesi tarafından saklanır.
Zayi Belgesi Talebinde Görevli ve Yetkili Mahkeme
Türk Ticaret Kanunu'nun 82. maddesinin yedinci fıkrası uyarınca zayi belgesi talebinde yetkili mahkeme, ticari işletmenin bulunduğu yer mahkemesidir. Kanunun 5. maddesi uyarınca aksine hüküm bulunmadıkça Asliye Ticaret Mahkemesi tüm ticari davalar ile ticari nitelikteki çekişmesiz yargı işlerine bakmakla görevlidir. Müstakil Asliye Ticaret Mahkemesinin bulunmadığı yargı çevrelerinde başvuru, Asliye Hukuk Mahkemesine ticaret mahkemesi sıfatıyla yapılır ve görev kuralları çerçevesinde incelenir.
6102 sayılı TÜRK TİCARET KANUNU m. 5Kaynağı aç
Zayi belgesi verilmesi talebi iki taraflı bir uyuşmazlık niteliğinde olmayıp hasımsız olarak açılan ticari bir çekişmesiz yargı işidir. Yargılama sırasında mahkeme, olayın şartlarının tespiti için gerekli gördüğü delillerin toplanmasını resen emredebilir.
Zayi Belgesi Başvuru Süresi ve Hak Düşürücü Nitelik
Defter ve belgeleri zayi olan tacir, bu durumu öğrendiği tarihten itibaren otuz gün içinde mahkemeye başvurmalıdır. Bu otuz günlük süre hak düşürücü niteliktedir ve taraf ileri sürmese dahi mahkeme tarafından kendiliğinden incelenir. Başvuru süresi defterin fiilen kaybolduğu anda değil, tacirin kaybı öğrendiği tarihten itibaren başlar; öğrenme tarihinin ise somut ve inandırıcı biçimde açıklanması gerekir.
7417 sayılı Kanun ile 5 Temmuz 2022 tarihinde yapılan değişiklikle zayi belgesi başvuru süresi on beş günden otuz güne çıkarılmıştır. 5 Temmuz 2022 tarihinden önce gerçekleştiği ileri sürülen eski zayi olaylarında önceki on beş günlük sürenin uygulanması gündeme gelebilir. Öte yandan defter kaybı sonrasında başlatılan adli veya idari kolluk soruşturmaları, sigorta incelemeleri ya da şirket içi araştırmalar kanunda süreyi durdurucu bir neden olarak düzenlenmediğinden otuz günlük hak düşürücü süreyi durdurmaz.
Zayi Nedenleri ve Tacirin İradesi Dışında Kayıp Şartı
Türk Ticaret Kanunu'nun 82. maddesinin yedinci fıkrasında yangın, su baskını, yer sarsıntısı gibi afetler ile hırsızlık sebepleri örnek olarak sayılmıştır. Bu afet ve hırsızlık hâlleri tahdidi nitelikte olmayıp zayi nedenleri sınırlı sayıda değildir. Bununla birlikte defter ve belgelerin kaybının tacirin iradesi dışında gerçekleşmiş olması şarttır.
Ticari defterlerin kaybedilmesi üzerine gazeteye zayi ilanı verilmesi yasal bir zorunluluk olarak öngörülmemiştir. Gazetede yayımlanan ilan tek başına defterlerin gerçekten kaybolduğunu, zıyaın nasıl meydana geldiğini, tacirin gerekli özeni gösterdiğini veya yasal hak düşürücü sürede hareket edildiğini ispatlamaz.
Elektronik Defter ve Berat Kayıtlarının Zayi Olması
Elektronik defter tutan mükelleflerin Vergi Usul Kanunu'nda düzenlenen mücbir sebepler dolayısıyla e-defter veya berat kayıtlarının bozulması, silinmesi, zarar görmesi ya da işlem görememesi ve bu dosyaların özel entegratörden yahut Gelir İdaresi Başkanlığından temin edilememesi durumunda mahkemeye başvurulması zorunludur. Elektronik Defter Genel Tebliği uyarınca tacirler, durumu öğrendikleri tarihten itibaren tevsik edici belgelerle birlikte otuz gün içinde yetkili mahkemeden zayi belgesi talebinde bulunmalıdır.
Mahkemeden elektronik defterlere ilişkin zayi belgesi alınması idari süreci sona erdirmez. Mahkemece verilen zayi belgesi ve talep edilen belgelerle birlikte Gelir İdaresi Başkanlığına başvurularak kayıtların yeniden oluşturulması ve sisteme yüklenmesi için yazılı izin alınması gerekmektedir.
Ticari Defterlerin Davalarda Delil Olma Niteliği
6100 sayılı Hukuk Muhakemeleri Kanunu'nun 222. maddesinin ikinci fıkrasına göre ticari defterlerin ticari davalarda delil olarak kabul edilebilmesi için kanuna uygun ve eksiksiz tutulmuş, açılış ve kapanış onayları yaptırılmış ve kayıtlarının birbirini doğrulamış olması şarttır. Kanuni şartlara uygun tutulan defter kayıtlarının sahibi lehine delil olabilmesi; diğer tarafın aynı şartlara uygun tutulmuş defterlerindeki kayıtların bunlara aykırı olmamasına, diğer tarafın defterlerini ibraz etmemesine veya defter kayıtlarının aksinin senet yahut diğer kesin delillerle ispatlanmamış olmasına bağlıdır.
6100 sayılı HUKUK MUHAKEMELERİ KANUNU m. 222Kaynağı aç
Açılış veya kapanış onayları bulunmayan ve içerdiği kayıtlar birbirini doğrulamayan ticari defter kayıtları sahibi aleyhine delil teşkil eder. Diğer tarafın şartlara uygun olarak tutulan ticari defterlerinin uyuşmazlık konusu hususta hiçbir kayıt içermemesi hâlinde defterler sahibi lehine delil olarak kullanılamaz; ayrıca bu nitelikteki defterlerde yer alan lehe ve aleyhe kayıtlar birbirinden ayrılamaz. Taraflardan biri tacir olmasa dahi, diğer tarafın ticari defterlerindeki kayıtları kabul edeceğini bildirir ve karşı taraf defterlerini ibrazdan kaçınırsa, ibrazı talep eden taraf iddiasını ispat etmiş sayılır.
Ticari defterleri zayi olan tacirin başvuru süresi ne kadardır?
Defter ve belgeleri zayi olan tacir, kaybı öğrendiği tarihten itibaren otuz gün içinde yetkili mahkemeye başvurmalıdır. Bu süre hak düşürücü niteliktedir ve mahkemece kendiliğinden gözetilir.
Zayi belgesi davası kime karşı açılır?
Zayi belgesi talebi hasımsız olarak açılır ve ticari nitelikte bir çekişmesiz yargı işi olarak yürütülür.
Gazeteye zayi ilanı vermek mahkemeden belge alma zorunluluğunu kaldırır mı?
Gazeteye zayi ilanı verilmesi kanuni bir şart olmadığı gibi zayi belgesi yerine geçmez ve defterlerin irade dışı kaybolduğunu tek başına ispatlamaz.
Elektronik defter kayıtları silinen tacir nasıl bir yol izlemelidir?
Mücbir sebeplerle e-defter ve berat kayıtları zarar gören tacir, durumu öğrendiği tarihten itibaren otuz gün içinde mahkemeden zayi belgesi almalı, ardından Gelir İdaresi Başkanlığına başvurarak defterlerin yeniden oluşturulması ve sisteme yüklenmesi için yazılı izin almalıdır.
Hukuki uyarı: Bu içerik genel bilgilendirme amacı taşır; somut olay değerlendirmesi için avukata başvurulmalıdır.
Hazırlayan: Av. Erdal Ersoy