Milletlerarası tahkim yargılamalarında tarafların birbirinden veya üçüncü kişilerden belge talep etmesi, IBA Delil Kuralları çerçevesinde belirli usul şartlarına bağlıdır. Belge ibraz istemi; talep edilen belgelerin yeterince tanımlanmasını, davayla ilgisinin açıklanmasını ve belgelerin karşı tarafın elinde bulunduğuna dair gerekçenin ortaya konulmasını zorunlu kılar. Bu şartlara uymayan bir istem itirazla karşılaşabilir ya da hakem heyeti tarafından kabul görmeyebilir.
Belge İbraz İsteminin Zorunlu İçeriği
IBA Kuralları madde 3.3 uyarınca belge ibraz istemi, talep edilen her belgeyi tespite yeterli olacak derecede tarif etmeli ya da var olduklarına inanılması için makul sebepler bulunan, dar ve belirli bir belge kategorisini yeterli ayrıntıyla tanımlamalıdır.
İstemin yalnızca belgeleri tanımlaması yetmez; talep edilen belgelerin uyuşmazlıkla ilgisi ve davanın sonucunu nasıl etkileyeceği de istemde açıklanmalıdır. Bu iki unsur hem istemin biçimsel geçerlilik koşulları arasında yer almakta hem de karşı tarafça ileri sürülebilecek birer itiraz zemini oluşturmaktadır.
Bunlara ek olarak istemde, talep eden tarafın söz konusu belgeleri kendi elinde, muhafazasında veya idaresinde bulundurmadığını ya da bu belgeleri bizzat ibraz etmesinin kendisi için ölçüsüz bir külfet doğuracağını beyan etmesi gerekmektedir. Talep eden taraf aynı zamanda belgelerin neden karşı tarafın elinde bulunduğunu varsaydığına dair gerekçesini de açıkça ortaya koymalıdır. Bu unsurların bir arada bulunmaması istemin eksik kalmasına yol açar.
İtiraz Süreci ve Hakem Heyetinin Değerlendirmesi
Belge ibraz istemine itiraz yöneltilmek istendiğinde, itirazların hakem heyetince belirlenen süre içinde hakem heyetine ve diğer taraflara yöneltilmesi gerekmektedir. İtiraz sebepleri; istemin IBA Kuralları madde 3.3'teki şartlara uymaması ya da madde 9.2'de öngörülen sebeplerin mevcut olması biçiminde gündeme gelebilir. Hakem heyeti, itirazın bulunması halinde tarafları bu itiraz hakkında görüşmek ve bir karara varmak amacıyla birbirleriyle görüşmeye davet edebilir. Söz konusu itirazların taraflar arasında çözüme kavuşturulamaması halinde taraflardan herhangi biri hakem heyetinden itirazı karara bağlamasını isteyebilir; bu aşamada hakem heyeti belge istemini, ileri sürülen itirazları, davayla ilgiyi ve madde 3.3'teki istem şartlarının karşılanıp karşılanmadığını birlikte değerlendirir.
Hakem heyeti inceleme sonucunda, ilgili tarafın elinde, muhafazasında veya idaresinde olan ve ibrazına itiraz bulunmayan belgeler diğer taraflara ibraz edilir; hakem heyetinin bu yönde karar vermesi halinde söz konusu belgeler heyetin kendisine de sunulur.
Dar ve Belirli Belge Kategorisi Şartı
IBA Kuralları madde 3.3, belge kategorisine ilişkin istemlerde kategorinin dar ve belirli biçimde tanımlanmasını aramaktadır. Buna göre talep edilen belgelerin genel özellikleri ve söz konusu belgelerin hangi zaman aralığında hazırlanmış olabileceği isteme bakıldığında tespit edilebilir olmalıdır.
Tahkime Taraf Olmayan Kişilerden Belge Temini
Bir taraf, tahkime taraf olmayan kişi veya kuruluştan kendi başına edinemeyeceği bir belgeye ulaşmak istediğinde iki yol öngörülmüştür: hakem heyetinden gerekli hukuki girişimlerin yapılmasını talep etmek ya da bu girişimleri bizzat yürütmek için heyetten izin almak. Her iki yolun da hakem heyetince belirlenen süre içinde kullanılması gerekmektedir.
Hakem heyeti bu tür bir talep üzerine uygun gördüğü hukuki girişimlerde bizzat bulunabilir, talepte bulunan tarafı bu yönde yetkilendirebilir ya da diğer herhangi bir tarafın bu girişimlerde bulunmasına karar verebilir.
Üçüncü kişilere yönelik belge talepleri de madde 3.3'te düzenlenen şartlara uygun biçimde hazırlanmalıdır. Talep edilen belgelerin tanımlanması, davayla ilgisinin açıklanması ve belgelerin o kişide bulunduğuna dair gerekçenin gösterilmesi yükümlülükleri, üçüncü kişi istemleri bakımından da geçerlidir.
Sık Sorulan Sorular
Belge ibraz isteminde hangi bilgilerin bulunması zorunludur?
İstem en az üç temel unsuru kapsamalıdır: talep edilen her belgenin onu tespite yetecek derecede ya da dar ve belirli bir kategorinin yeterli ayrıntıyla tarifi; belgelerin uyuşmazlıkla ilgisinin ve davanın sonucuna etkisinin açıklanması; belgelerin talep eden tarafın elinde olmadığının ya da ibrazın kendisi için ölçüsüz külfet doğuracağının beyanı ve belgelerin karşı tarafta bulunduğuna dair varsayım gerekçesi.
Belge istemine itiraz hangi sürede ve nereye yöneltilmelidir?
İtirazlar, hakem heyeti tarafından belirlenen süre içinde hakem heyetine ve diğer taraflara yöneltilmelidir.
İbraz istemine itiraz edilirse ne olur?
İtiraz taraflar arasında çözülemezse, herhangi bir taraf hakem heyetinden itirazı karara bağlamasını isteyebilir. Hakem heyeti belge istemini, itirazları ve ilgili kuralları birlikte inceleyerek itirazı çözüme kavuşturur; ilgili tarafın elinde olan ve ibrazına itiraz bulunmayan belgeler diğer taraflara ibraz edilir, hakem heyetinin bu yönde karar vermesi halinde heyetin kendisine de sunulur.
Tahkim dışındaki bir kişiden belge nasıl talep edilir?
Tahkime taraf olmayan bir kişi ya da kuruluştan belge elde edilmek istendiğinde, talep eden taraf hakem heyetine başvurarak gerekli hukuki adımların atılmasını isteyebilir ya da bu adımları bizzat atmak için heyetten izin talep edebilir. Bu talebin de bir tarafın diğer tarafa yönelttiği standart belge istemindeki biçimsel şartları taşıması gerekmektedir.
Belgelerin davayla ilgisiz olduğu iddia edilirse ibraz yükümlülüğü ortadan kalkar mı?
Davayla ilgi ve davanın sonucuna etki, hem istemde açıklanması zorunlu unsurlar hem de karşı tarafın itiraz zeminidir. Hakem heyeti bu itirazı belge istemi ve diğer itiraz sebepleriyle birlikte değerlendirerek belgelerin ibraz edilip edilmeyeceğine karar verir.
Hukuki uyarı: Bu içerik genel bilgilendirme amacı taşır; somut olay değerlendirmesi için avukata başvurulmalıdır.
Hazırlayan: Av. Erdal Ersoy