Anonim şirket genel kurullarına elektronik ortamda katılma, öneride bulunma, görüş açıklama ve oy verme işlemleri 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu'nun 1527. maddesi ile 28.08.2012 tarihli ve 28395 sayılı Resmî Gazete'de yayımlanarak 01.10.2012 tarihinde yürürlüğe giren Anonim Şirketlerde Elektronik Ortamda Yapılacak Genel Kurullara İlişkin Yönetmelik ile düzenlenmiştir. Kanun ve yönetmelik gereğince elektronik ortamda gerçekleştirilen katılım, görüş bildirme ve oy kullanma işlemleri, genel kurula fizikî katılmanın ve oy vermenin bütün hukuki sonuçlarını doğurur.
Yönetmeliğin Kapsamı ve Esas Sözleşme Düzenlemesi
Anonim Şirketlerde Elektronik Ortamda Yapılacak Genel Kurullara İlişkin Yönetmelik; pay sahiplerinin genel kurula elektronik ortamda katılmasına, öneride bulunmasına, görüş açıklamasına ve oy kullanmasına ilişkin usul ve esasları düzenler. Yönetmelik ayrıca genel kurullara elektronik ortamda katılmaya ve oy vermeye ilişkin esas sözleşme hükmünün örneğini, oyun hak sahibi veya temsilcisi tarafından kullanılmasının esaslarını, Elektronik Genel Kurul Sisteminin işleyiş prensiplerini ve bu sistemin katılımcılarının yükümlülüklerini kapsar.
Elektronik genel kurul sistemini uygulamak isteyen anonim şirketlerin öncelikle esas sözleşmelerinde bu doğrultuda düzenleme yapması zorunludur. Yönetmelikte yer alan elektronik genel kurula katılım esas sözleşme hükmü, herhangi bir değişiklik yapılmaksızın şirket esas sözleşmesinde yer almalıdır. Esas sözleşmesinde elektronik ortamda genel kurula imkân tanıyan şirketler, hak sahiplerinin ve temsilcilerinin toplantıya elektronik ortamda katılabilmelerini ve oy verebilmelerini temin etmekle yükümlüdür.
Esas Sözleşme Değişikliği Nisapları ve Yargısal Denetim
6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu'nun 421. maddesinin birinci fıkrasına göre şirket esas sözleşmesinin değiştirilmesine yönelik kararlar, aksi yönde kanuni ya da sözleşmesel bir düzenleme bulunmadıkça, esas sermayenin en az yarısının temsil edildiği bir genel kurulda hazır bulunan oyların çoğunluğuyla karara bağlanır. Şayet ilk toplantıda aranan nisaba ulaşılamazsa, azami bir ay zarfında ikinci toplantı düzenlenebilir ve bu oturumda şirket sermayesinin en az üçte birinin temsili yeterli sayılır. Bahse konu asgari nisapları aşağı çeken veya nispî çoğunluk arayan sözleşme kayıtları ise kanun gereğince geçersizdir.
Yargıtay 11. Hukuk Dairesi, E. 2016/7946, K. 2018/1467Kaynağı aç
6102 sayılı TÜRK TİCARET KANUNU m. 421Kaynağı aç
Elektronik genel kurul sisteminin kurulmasına ilişkin esas sözleşme değişikliğinin iptali istemiyle açılan davalarda mahkemenin izlemesi gereken denetim usulü Yargıtay 11. Hukuk Dairesi'nin 27.02.2018 tarihli ve E. 2016/7946, K. 2018/1467 sayılı ilamında gösterilmiştir. Karara göre mahkemece iptali istenen genel kurul toplantısına ait hazirun cetveli getirtilerek toplantıya katılan ve olumsuz oy kullanan paylar belirlenmeli, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu'nun 421. maddesinde öngörülen nisabın oluşup oluşmadığı değerlendirilmeli ve ana sözleşme değişiklik tasarısının yönetmelik hükümlerine uygunluğu denetlenmelidir.
Şirketin Bildirim, Tescil ve Muhafaza Mükellefiyetleri
Elektronik ortamda genel kurul uygulayacak şirketler; Türk Ticaret Kanunu ve esas sözleşme gereği yapılması zorunlu olan genel kurul çağrılarını, hak sahiplerinin incelemesine sunulması zorunlu olan belgeleri ve toplantı gündemine ilişkin evrakı güvenli elektronik imzalı olarak, Türk Ticaret Kanunu'nda öngörülen süreler içinde hak sahiplerinin erişimine hazır bulundurmak zorundadır.
Şirketler, kurulan sistemin Yönetmelik ve Türk Ticaret Kanunu hükümlerine uygunluğunu tespit ve tescil ettirmekle yükümlüdür. Bununla birlikte şirketlerin kendisi veya destek hizmeti aldıkları kuruluşlar, sistemde yapılan tüm işlemlere ilişkin kayıtları ve genel kurula elektronik ortamda katılan hak sahipleri ile temsilcilerinin kimlik bilgilerini, elektronik ortamda bunların gizliliğini ve bütünlüğünü sağlayarak on yıl süreyle saklamak zorundadır.
Toplantıya Katılım, Temsil ve Oy Verme Usulü
Toplantıya elektronik sistem üzerinden bizzat yahut vekille iştirak etmek isteyen pay sahiplerinin, bu yöndeki iradelerini sistem kanalıyla iletmeleri şarttır. Pay sahibinin yerine vekilin katılım sağlayacağı durumlarda ise vekilin kimlik verilerinin sisteme işlenmesi zorunluluk taşır. Elektronik ortamdaki genel kurul oturumuna katılım, hak sahibi veya temsilcisinin güvenli elektronik imzasını kullanarak sisteme giriş yapmasıyla sağlanır.
Hak sahibi, vekil atarken yetkilendirmeyi genel nitelikte yapabileceği gibi gündem maddeleri özelinde de sınırlandırabilir. Toplantıya vekil sıfatıyla iştirak eden şahıs, yetki veren pay sahibinin belirlediği talimat doğrultusunda oy vermekle mükelleftir. Pay sahipleri sistem üzerinden yaptıkları elektronik katılım bildirimini geri çekme imkanına sahiptir; buna karşın katılım tercihini sistemden iptal etmemiş olan hak sahipleri ya da vekilleri toplantının fiziki oturumuna dahil olamaz.
Genel kurul oturumunda, divan başkanının oylama aşamasına gelindiğini duyurmasının akabinde her bir gündem başlığı müstakil olarak oya sunulmalıdır. Pay sahibi yahut vekili tarafından belirli bir gündem konusuna dair sisteme yansıtılan oy iradesi daha sonradan geri alınamaz veya değiştirilemez.
Elektronik ortamda kullanılan oylar fiziki toplantıdaki oylarla aynı hukuki sonucu doğurur mu?
Evet, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu'nun 1527. maddesi gereğince genel kurula elektronik ortamda katılma, öneride bulunma, görüş açıklama ve oy verme işlemleri fiziki katılmanın ve oy vermenin bütün hukuki sonuçlarını doğurur.
Elektronik genel kurul sisteminin kurulması için esas sözleşme değişikliği nasıl yapılır?
6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu'nun 421. maddesi uyarınca aksine hüküm yoksa şirket sermayesinin en az yarısının temsil edildiği toplantıda mevcut oyların çoğunluğuyla karar alınır; ilk toplantıda nisap sağlanamazsa en geç bir ay içinde yapılacak ikinci toplantıda sermayenin en az üçte birinin temsili aranır.
Elektronik katılım bildirimini geri almayan pay sahibi toplantıya fiziken katılabilir mi?
Hayır, elektronik ortamda katılma talebini sistem üzerinden geri almayan hak sahibi veya temsilcisi genel kurul toplantısına fiziken katılamaz.
Elektronik genel kurulda verilen oy sonradan değiştirilebilir mi?
Hayır, her gündem maddesi toplantı başkanının bildirimiyle ayrı ayrı oylanır ve hak sahibi veya temsilci vermiş olduğu oyu sonradan değiştiremez.
Elektronik genel kurula ait işlem kayıtları ve kimlik bilgileri ne kadar süre saklanmalıdır?
Sistemde yapılan tüm işlemlere ilişkin kayıtlar ile hak sahipleri ve temsilcilerinin kimlik bilgileri, gizlilik ve bütünlüğü sağlanarak elektronik ortamda on yıl süreyle saklanmalıdır.
Hukuki uyarı: Bu içerik genel bilgilendirme amacı taşır; somut olay değerlendirmesi için avukata başvurulmalıdır.
Hazırlayan: Av. Erdal Ersoy

