Tutanak Nedir ve Nasıl Tutulur? Hukuki Geçerlilik Şartları

Tutanak Nedir ve Hukuki Niteliği Nelerdir?

Tutanak; gerçekleşen somut bir olayın, icra edilen bir işlemin ya da yürütülen bir toplantının tüm ayrıntılarıyla yazılı biçimde kayda geçirildiği hukuki geçerliliğe sahip belgedir. Resmi terminolojide zaman zaman zabıt olarak da adlandırılan bu metinler, belgelenmesi önem arz eden durumu bizzat tespit edenlerce tanzim edilip imza altına alınır. Bir tutanağın resmi belge gücünü kazanabilmesi ve hukuken hüküm doğurabilmesi için tarafların veya tanıkların ıslak imzalarını ihtiva etmesi şarttır; imzasız bırakılan metinler geçerli kabul edilmez.

Tutanak Düzenleme Yetkisi ve İki Kişi Kuralı

Tüm alanları tek bir çatı altında toplayan genel nitelikli bağımsız bir tutanak yönetmeliği bulunmamaktadır. Tutanakların tanzim biçimleri; iş hukukunda 4857 sayılı İş Kanunu, eğitim kurumlarında veya kamu idaresinde ise ilgili disiplin mevzuatı gibi konunun tabi bulunduğu özel düzenlemelere göre şekillenir. Tutanak hazırlamak için özel bir meslek unvanına veya resmi sıfata sahip olma zorunluluğu aranmaz. Olayı bizzat gören, yaşayan veya görevi dolayısıyla olguyla ilgilenen herkes tutanak tanzim edebilir.

Tutanaklar genellikle en az iki kişi tarafından tutulur. Tek bir kişinin tutanak hazırlaması durumunda bu belge resmi tutanak sayılmaz, rapor niteliği taşır. Raporlar bir araştırma, inceleme ya da değerlendirme sonucunda tek kişi tarafından hazırlanıp yazarın analiz ve önerilerini içerebilirken; tutanak anlık bir olayın veya durumun saptanması maksadıyla, kişisel yoruma yer verilmeksizin tarafsız biçimde kaleme alınır.

Tutanak Nasıl Tutulur ve Biçimsel Kuralları Nelerdir?

Tutanak düzenlenirken belgenin en üst bölümüne ortalanacak şekilde büyük harflerle konuyu belirten bir başlık yazılmalıdır. Özel bir başlık seçilmediğinde yalnızca TUTANAKTIR ifadesinin kullanılması yeterli görülür. Metin kısmına başlarken olayın arka planı ve tutanağın hangi gerekçeyle düzenlendiği kısaca belirtilmeli, ardından yaşanan süreç objektif ve kronolojik bir sıralamayla aktarılmalıdır. Anlatımda duygusal değerlendirmelerden ve kişisel yorumlardan tamamen kaçınılmalı, sadece somut olgular resmi bir üslupla yazıya dökülmelidir.

Tutanak tanzim edilirken temiz bir kağıdın yalnızca ön yüzü kullanılmalı, arka yüzü boş bırakılmalıdır. Metnin birden çok sayfadan oluşması halinde tüm sayfalar numaralandırılmalı ve bir sonraki sayfaya geçilmeden önceki sayfalar paraflanmalıdır. Belge genel kural gereği imzalayan kişi sayısı kadar nüsha olarak çoğaltılır. Metin üzerinde silinti ya da kazıntı yapılması yasaktır; yazım yanlışı gerçekleştiğinde hatalı sözcüğün üzeri tek çizgiyle çizilmeli ve hemen yanına parantez içinde kaç sözcüğün çizildiği belirtilerek düzeltme sayısı tespit edilmelidir. Tutanağa konu kişilerden birinin imza vermekten kaçınması durumunda adının altına imzadan imtina etti şerhi düşülmeli; okuma yazma bilmeme gibi imza atamayacak durumdaki kişilerin varlığında ise parmak izi veya özel işaret tatbik edilmelidir.

İş Hukukunda Tutanak ve Savunma Alma Zorunluluğu

İş mevzuatında iş akdinin feshedilebilmesi adına asgari bir tutanak adedi koşulu öngörülmemiştir. Uygulamada dillendirilen belirli sayıda tutanakla fesih kuralının yasal dayanağı bulunmamakta olup, önem taşıyan husus fiilin ağırlığı ve sürekliliğidir. 4857 sayılı İş Kanunu'nun 19. maddesi gereğince işveren, fesih bildirimini yazılı yapmak ve fesih nedenini açık ve kesin bir dille bildirmek zorundadır. Aynı maddenin açık hükmü gereğince, işçinin davranışı veya verimi ile ilgili nedenlerle belirsiz süreli iş sözleşmesi feshedilmeden önce işçinin hakkındaki iddialara karşı savunmasının alınması şarttır; savunma alınmaksızın bu gerekçelerle yapılan fesihler geçersiz kabul edilir. Ancak işverenin 4857 sayılı İş Kanunu'nun 25. maddesinin (II) numaralı bendi şartlarına uygun haklı nedenle derhal fesih hakkı saklı tutulmuştur. İş sözleşmesi bu gerekçelerle feshedilen işçi, 4857 sayılı Kanun'un 25. maddesinin son fıkrası uyarınca feshin maddede öngörülen sebeplere uygun olmadığı iddiasıyla 18, 20 ve 21 inci madde hükümleri çerçevesinde yargı yoluna başvurma hakkına sahiptir.

Resmi Belgede Sahtecilik Suçu ve Yaptırımları

5237 sayılı Türk Ceza Kanunu'nun 204. maddesinin ilk fıkrası kapsamında, resmi bir belgeyi sahte olarak üreten, gerçek resmi belgeyi başkalarını yanıltacak biçimde tahrif eden ya da sahte resmi belgeyi kullanan failler hakkında iki yıldan beş yıla kadar hapis cezası öngörülmüştür. Suça konu fiilin görevi icabı belge düzenleme yetkisi bulunan kamu görevlisince işlenmesi, gerçeğe aykırı belge düzenlenmesi veya sahte belgenin kamu görevlisi tarafından kullanılması hallerinde ise ceza üç yıldan sekiz yıla kadar hapis olarak uygulanır. TCK m. 204/3 uyarınca, sahteciliğe konu resmi belgenin kanun hükmü uyarınca sahteliği kanıtlanıncaya dek geçerli sayılan belgelerden olması durumunda faile tayin edilecek yaptırım yarı oranında artırılmaktadır.

Hukuki uyarı: Bu içerik genel bilgilendirme amacı taşır; somut olay değerlendirmesi için avukata başvurulmalıdır.

Hazırlayan: Av. Erdal Ersoy