Özlük Dosyası: Yasal Kapsam, Hazırlık ve İbraz

Özlük dosyası, 4857 sayılı İş Kanunu'nun 75. maddesi gereğince işverenin çalıştırdığı her işçi için düzenlemek zorunda olduğu belge ve kayıtlar bütünüdür. Bu dosya, işçinin kimlik bilgilerini ve iş ilişkisi süresince mevzuat gereğince oluşturulan kayıtları bir arada tutmayı ve yetkili memur veya mercilere istendiğinde gösterilmek üzere hazır bulundurmayı zorunlu kılan hukuki bir yükümlülüktür.

4857 sayılı İŞ KANUNU m. 75Kaynağı aç

Madde 75 – İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler.
İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu Kanun ve diğer kanunlar
uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları
istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır.
İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri
dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin
haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür.
Yönetmelikler

Yasal Dayanak: İş Kanunu Madde 75

4857 sayılı İş Kanunu m. 75, işveren için üç temel yükümlülük öngörmektedir. İlk olarak, çalıştırılan her işçi için bir özlük dosyası düzenlenmesi zorunludur. İkinci olarak, bu dosyada işçinin kimlik bilgileriyle birlikte İş Kanunu ve diğer kanunlar uyarınca düzenlenmesi gereken her türlü belge ve kayıt saklanmalıdır. Üçüncü olarak, dosyadaki belgeler yetkili memur ve mercilerce istendiğinde ibraz edilmek zorundadır.

Aynı madde, işverenin dosyadaki bilgileri kullanma biçimini düzenlemektedir: işveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmakla; gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür. 4721 sayılı Türk Medeni Kanunu'nun 2. maddesi de herkesin haklarını kullanırken ve borçlarını yerine getirirken dürüstlük kurallarına uymak zorunda olduğunu; bir hakkın açıkça kötüye kullanılmasını hukuk düzeninin korumayacağını genel bir kural olarak belirtmektedir.

4721 sayılı TÜRK MEDENİ KANUNU m. 2Kaynağı aç

Madde 2 – Herkes, haklarını
kullanırken ve borçlarını yerine getirirken dürüstlük kurallarına uymak
zorundadır.
Bir
hakkın açıkça kötüye kullanılmasını hukuk düzeni korumaz.
II.
İyiniyet

Özlük Dosyasının Kapsamı

İş Kanunu m. 75, dosya içeriğini işçinin kimlik bilgileri ile bu Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlenmesi zorunlu her türlü belge ve kayıtlar olarak tanımlamaktadır. Dolayısıyla dosyanın kapsamı belirli ve sabit bir belge listesiyle sınırlı değildir; iş ilişkisi boyunca mevzuat gereğince oluşturulan belgeler kapsama girmektedir.

Çalışanın medeni durumunun değişmesi halinde, evlenen çalışan için evlilik cüzdanı fotokopisi ile eşinin ve varsa çocuğunun nüfus cüzdanı fotokopisi özlük dosyasına eklenmektedir.

Dosyaya Erişim ve İbraz Yükümlülüğü

4857 sayılı İş Kanunu m. 75 uyarınca işveren, özlük dosyasındaki belge ve kayıtları yetkili memur ve mercilere istendiği zaman göstermek zorundadır. Dosyaya yalnızca yetkili kişilerin erişebilmesi ve resmi talep halinde SGK, İŞKUR, mahkeme veya iş müfettişi gibi yetkili kurum ve kişilere sunulması gerekmektedir.

Denetim veya resmi talep durumlarında özlük dosyasının ibraz biçimine ilişkin olarak matbu ve ıslak imzalı sunum zorunluluğundan söz edilmektedir; ancak bu şekil şartına dair ayrıntılı bir hüküm İş Kanunu m. 75 metninde yer almamaktadır. Kanun, yükümlülüğü istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek olarak düzenlemektedir.

Özlük Dosyasının İş Uyuşmazlıklarındaki Rolü

Özlük dosyası iş uyuşmazlıklarında kilit bir ispat aracı niteliği taşımaktadır. Yargıtay 9. Hukuk Dairesi, E. 2014/28441, K. 2016/3670 sayılı kararında temyiz dilekçesinde söz edilen altı klasörlük özlük dosyasının dava dosyasında bulunmaması üzerine dosyanın araştırılması, varsa eklenmesi, yoksa durumun tutanağa bağlanması için yerel mahkemeye geri çevirme kararı vermiştir.

Yargıtay 9. Hukuk Dairesi, E. 2014/28441, K. 2016/3670Kaynağı aç

9. Hukuk Dairesi         2014/28441 E.  ,  2016/3670 K.
"İçtihat Metni"
MAHKEMESİ	:İŞ MAHKEMESİ
Yerel mahkemenin yukarıda tarih, esas ve karar numarası belirtilen karar, duruşmalı olarak temyiz edilmiş, dosya incelenerek işin duruşmaya tabi olduğu anlaşılmış ve duruşma  için 23/02/2016  Salı günü tayin edilerek taraflara çağrı kağıdı gönderilmiştir. Duruşma günü davalı adına  kimse gelmedi. Karşı taraf adına    avukat  …  geldi. Duruşmaya başlanarak hazır bulanan avukatın sözlü açıklaması dinlendikten sonra duruşmaya son verilerek dosya incelendi, gereği konuşulup düşünüldü.
Y A R G I T A Y     K A R A R I
Davalı tarafça temyiz dilekçesinde davacı hakkında tanzim edilen 6 klasör halindeki özlük dosyasından bahsedilmekle, yapılan denetimde dava dosyası ekinde bu klasörlere rastlanılmamıştır.
Bu itibarla, Mahkemece bahse konu 6 klasörlük davacı işçiye ilişkin özlük dosyasının araştırılması, şayet varsa eklenmesi yoksa da durumun tutanağa bağlanması için dava dosyanın yerel mahkemesine GERİ ÇEVRİLMESİNE, 23.02.2016 gününde oybirliği ile karar verildi.

Yargıtay 22. Hukuk Dairesi, E. 2015/34231, K. 2017/30961 sayılı kararında da işyeri özlük dosyası, puantaj kayıtları, ücret bordroları ve seyahat emirlerinin temyiz incelemesi için dava dosyasına eklenmeden gönderildiğini saptayarak tüm bu belgelerin eksiksiz eklenmesinden sonra dosyanın gönderilmesi amacıyla yerel mahkemeye geri çevirmiştir.

Yargıtay 22. Hukuk Dairesi, E. 2015/34231, K. 2017/30961Kaynağı aç

22. Hukuk Dairesi         2015/34231 E.  ,  2017/30961 K.
"İçtihat Metni"
MAHKEMESİ	:İş Mahkemesi
DAVA TÜRÜ	: ALACAK
Dosya safahatı ve bilirkişi raporuna göre dosya içinde yer aldığı belirtilen işyeri özlük dosyası, puantaj kayıtları, ücret bordroları, seyahat emirlerinin dosya ekinde yer almadığı, temyiz incelemesi için dosya ile birlikte gönderilmediği anlaşılmakla dosya içinde yer aldığı belirtilen işyeri özlük dosyası, puantaj kayıtları, ücret bordroları, seyahat emirleri ve dosyanın varsa diğer tüm eklerinin eksiksiz şekilde dosyaya eklendikten sonra tekrar Dairemize gönderilmesi için dosyanın mahkemesine GERİ ÇEVRİLMESİNE, 21.12.2017 tarihinde  oybirliğiyle karar verildi.

Asıl işveren-alt işveren ilişkisinin bulunduğu davalarda, davacıya bir ödeme yapılıp yapılmadığı ve yıllık ücretli izin hakkının kullandırılıp kullandırılmadığının tespiti bakımından alt işverenlere davanın ihbarı ve özlük dosyalarının temini önem taşımaktadır. Yargıtay 9. Hukuk Dairesi, E. 2015/16527, K. 2018/9524 sayılı kararında, tebligatı iade edilen alt işverenin ticaret sicil adresinin araştırılmaması, bu şirkete özlük dosyasının celbi için müzekkere yazılmaması ve alt işveren tarafından mahkemeye sunulan özlük dosyası değerlendirilmeden karar verilmesini hukuki dinlenilme hakkının kısıtlanması gerekçesiyle bozma sebebi saymıştır.

Yargıtay 9. Hukuk Dairesi, E. 2015/16527, K. 2018/9524Kaynağı aç

9. Hukuk Dairesi         2015/16527 E.  ,  2018/9524 K.
"İçtihat Metni"
MAHKEMESİ	:İŞ MAHKEMESİ
DAVA TÜRÜ	: ALACAK
Taraflar arasında görülen dava sonucunda verilen kararın, temyizen incelenmesi davalı vekili tarafından istenilmekle, temyiz talebinin süresinde olduğu anlaşıldı. Dava dosyası için Tetkik Hakimi tarafından düzenlenen rapor dinlendikten sonra dosya incelendi, gereği konuşulup düşünüldü:
YARGITAY  KARARI
A) Davacı İsteminin Özeti:
Davacı vekili; müvekkilinin davalı şirkete ait işyerinde alt yüklenici işverenler nezdinde kesintisiz olarak çalıştığını, iş sözleşmesinin 31/07/2013 tarihinde tek taraflı ve haklı bir sebep olmaksızın feshedildiğini, işçilik alacaklarının ödenmediğini ileri sürerek, kıdem ve ihbar tazminatları ile yıllık izin ve fazla mesai alacaklarının davalıdan tahsilini talep etmiştir.
B) Davalı Cevabının Özeti:
Davalı vekili;  davacı taleplerinin zamanaşımı ve husumet yönünden reddi gerektiğini, HMK 107. maddesi hükmü karşısında kısmi dava açılmasına muvafakatleri bulunmadığını, davacının müvekkili şirket çalışanı olmayıp çalıştığı yüklenici firmalar ile müvekkili şirket arasında bir alt işveren-asıl işveren ilişkisi bulunmadığını, davanın davacının çalıştığı firmalara ihbarı gerektiğini, müvekkili kurumun asıl işinin elektrik dağıtımı ve işletmesi olup temizlik, ilaçlama gibi işlerin konusunda uzman şirketlere ihale yolu ile devredilmesinin mümkün olduğunu,  davacı müvekkili şirket işçisi olmadığından, müvekkili nezdinde davacıya ait şahsi sicil dosyası, puantaj ve izin defteri bulunmadığını, bu belgelerin alt işverenlerden istenmesi gerektiğini, davacının tüm taleplerinin haksız olduğunu savunarak, davanın reddine karar verilmesini talep etmiştir.
C) Yerel Mahkeme Kararının Özeti:
Mahkemece davanın kısmen kabulü ile kıdem ve ihbar tazminatları ile yıllık izin ve fazla mesai alacaklarının davalıdan tahsiline hükmedilmiştir.
D) Temyiz:
Kararı davalı vekili temyiz etmiştir.
E) Gerekçe:
Taraflar arasında, davanın ihbarı noktasında uyuşmazlık bulunmaktadır.
6100 sayılı HMK'nın 61. maddesinde, “Taraflardan biri davayı kaybettiği takdirde, üçüncü kişiye veya üçüncü kişinin kendisine rücu edeceğini düşünüyorsa, tahkikat sonuçlanıncaya kadar davayı üçüncü kişiye ihbar edebilir.” hükmü getirilmiştir.
İş davalarında özellikle işçinin aynı asıl işverene ait işyerinde aralıksız şekilde birden çok alt işveren nezdinde çalışması durumunda, davalı asıl veya alt işverenlerin dava sonunda ödemek durumunda kalacakları dava konusu alacakları diğer alt işverenlere rücu etme hakkı bulunduğundan ve özellikle uzun bir çalışma dönemine ilişkin davalarda birden çok alt işveren nezdinde çalışmalar mevcut olduğundan, bu çalışmalara ilişkin ödeme yapılmış olması ve bu ödemelere ilişkin evrakların bu alt işverenlerde bulunması ihtimaline karşı davanın ihbarı ayrıca önem kazanmaktadır.
Somut uyuşmazlıkta, davacı işçi davalı asıl işveren bünyesinde değişen alt işverenler nezdinde bilgi işlem merkezinde teknik eleman olarak çalışmış olup, dava sadece asıl işverene karşı açılmıştır. Davalı asıl işveren vekili cevap dilekçesinde davanın, davacı işçinin çalıştığı alt işverenlere ihbarını isteyip, bilahare ilgili alt işverenlerin unvan ve adreslerini bildirmiş ve mahkemece de 03/03/2015 tarihli celsede ihbar edilen alt işverenlerden özlük dosyalarının istenilmesine karar verilmiştir. Ancak ihbar olunan şirketlerden tebligatı iade edilen …nin ticaret sicil adresi araştırılmamış ve bu şirkete özlük dosyasının celbi için müzekkere yazılmamıştır. Diğer yandan hükme esas alınan bilirkişi raporundan sonra alt işveren … Elektrik İnş. Müh. Tur. San. Ve Tic. Ltd. Şti şirketi tarafından mahkemeye sunulan özlük dosyası da değerlendirilmeden sonuca gidilmiştir.
Özellikle davacıya bir ödeme yapılıp yapılmadığı ve yıllık ücretli izin hakkının kullandırılıp kullandırılmadığının tespiti bakımından alt işverenlere davanın ihbarı ve özlük dosyalarının temini önem arz etmektedir.
Davalının açık talebine rağmen bu talep hakkında eksik işlem yapılarak hukuki dinlenilme hakkının kısıtlanması ve alt işveren … şirketi tarafından mahkemeye sunulan özlük dosyası da değerlendirilmeden karar verilmesi hatalıdır.
F) Sonuç:
Temyiz olunan kararın yukarıda yazılı sebeplerden dolayı BOZULMASINA, bozma sebebine göre sair temyiz itirazlarının incelenmesine yer olmadığına,  peşin alınan temyiz harcının istek halinde ilgilisine iadesine, 30/04/2018 gününde oybirliğiyle karar verildi.

Kamu İdarelerinde Saklama Süresi

Kamu idareleri için özel bir süre öngörülmüş olup bu kurumlar özlük dosyalarını 30 yıl boyunca saklamakla yükümlü tutulmuştur.

İşçinin Bilgilerinin Gizliliği ve Dürüstlük Yükümlülüğü

4857 sayılı İş Kanunu m. 75, işverenin işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmasını zorunlu kılmaktadır. İşveren ayrıca, gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür.

Her işçi için ayrı özlük dosyası tutmak zorunlu mu?

4857 sayılı İş Kanunu m. 75 uyarınca işveren, çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenlemek zorundadır.

Özlük dosyasında hangi belgeler bulunmalıdır?

4857 sayılı İş Kanunu m. 75 uyarınca dosyada işçinin kimlik bilgileri ile kanunlar gereğince düzenlenmesi zorunlu her türlü belge ve kayıtlar yer alır. Çalışanın medeni durumu değiştiğinde ise evlilik cüzdanı fotokopisi ile eşinin ve varsa çocuğunun nüfus cüzdanı fotokopisi dosyaya eklenir.

Özlük dosyası hangi kurumlara ibraz edilmek zorundadır?

4857 sayılı İş Kanunu m. 75 uyarınca özlük dosyasındaki belge ve kayıtların yetkili memur ve mercilere istendiği zaman gösterilmesi zorunludur. Resmi bir talep bulunması durumunda dosya SGK, İŞKUR, mahkeme veya iş müfettişi gibi yetkili kurum ve kişilere sunulur.

Asıl işveren-alt işveren ilişkisinde özlük dosyası uyuşmazlıkları nasıl ele alınır?

Bu tür davalarda ödeme yapılıp yapılmadığı ve yıllık ücretli izin hakkının kullandırılıp kullandırılmadığının tespiti bakımından alt işverenin tuttuğu özlük dosyası belirleyici nitelik taşıyabilmektedir. Yargıtay 9. Hukuk Dairesi, E. 2015/16527, K. 2018/9524 sayılı kararında, alt işveren tarafından sunulan özlük dosyasının değerlendirilmeden karar verilmesini, somut uyuşmazlık kapsamında hukuki dinlenilme hakkının kısıtlanması gerekçesiyle bozma sebebi olarak kabul etmiştir.

İşveren, özlük dosyasındaki bilgileri serbestçe kullanabilir mi?

Hayır. 4857 sayılı İş Kanunu m. 75, işverenin işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmasını ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamasını zorunlu kılmaktadır.

Kamu idarelerinde özlük dosyası ne kadar süre saklanmalıdır?

Kamu idareleri için öngörülen kural kapsamında kurumların özlük dosyalarını 30 yıl boyunca saklaması gerekmektedir.

Hukuki uyarı: Bu içerik genel bilgilendirme amacı taşır; somut olay değerlendirmesi için avukata başvurulmalıdır.

Hazırlayan: Av. Erdal Ersoy

Avukat Erdal Ersoy İletişim ve randevu

İş hukuku