Elektronik Defterin Tanımı ve Yasal Dayanağı
Elektronik defter; 213 sayılı Vergi Usul Kanunu ile 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu hükümleri çerçevesinde, şekil hükümlerinden bağımsız olarak tutulması zorunlu defterlerde yer alması gereken bilgileri içeren elektronik kayıtlar bütünüdür. 6102 sayılı Kanun kapsamındaki mükellefler, 213 sayılı Kanunun defter tutma ve kayıt zamanına ilişkin kuralları ile aynı Kanunun 175 ve mükerrer 257 nci maddelerindeki yetkiye dayanılarak yapılan idari düzenlemelere uymak zorundadır. Ticaret mevzuatının defter tutma, envanter, mali tablolar ve ibraza dair hükümleri, vergi kanunlarının uygulanmasına ve matrah tespitine engel oluşturmaz.
6102 sayılı TÜRK TİCARET KANUNU m. 64Kaynağı aç
Elektronik ortamda defter tutulmasına ilişkin usul ve esaslar ilk olarak 13.12.2011 tarihli Resmî Gazete'de yayımlanan 1 Sıra No'lu Elektronik Defter Genel Tebliği ile düzenlenmiş, ardından 24.12.2013 tarihli Resmî Gazete'de yayımlanan 2 Sıra No'lu Tebliğ ile değişikliğe uğramıştır. 6102 sayılı Kanunun 64 üncü maddesi uyarınca fiziki veya elektronik ortamda tutulan ticari defterlerin nasıl tutulacağı, kayıt zamanı ile onay yenileme usulleri Gümrük ve Ticaret Bakanlığı ile Maliye Bakanlığınca müştereken çıkarılan tebliğle belirlenmektedir.
Türk Ticaret Kanunu Kapsamında Defter Tutma ve Onay Kuralları
Her tacir, ticari defterleri tutmak ve işletmesinin iktisadi ve mali durumunu, borç ve alacak ilişkilerini ve hesap dönemi neticelerini açıkça görülebilir şekilde ortaya koymakla yükümlüdür. Defterlerin, uzman üçüncü kişilere işletmenin faaliyetleri ve finansal durumu hakkında makul sürede fikir verebilecek nitelikte tutulması gerekir. Ayrıca tacir, işletmesiyle ilgili gönderilmiş bulunan her türlü belgenin bir kopyasını yazılı, görsel veya elektronik ortamda saklamak zorundadır.
Fiziki ortamda tutulan yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri, pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ve genel kurul toplantı ve müzakere defterinin açılış onayları kuruluşta ve kullanılmaya başlanmadan önce noter tarafından yapılır; izleyen faaliyet dönemlerindeki açılış onayları ise ilk aydan önceki ayın sonuna kadar tamamlanır. Ancak pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri, yeterli yaprak bulunması şartıyla izleyen faaliyet dönemlerinde yeniden açılış onayı aranmaksızın kullanılabilir. Yevmiye defterinin kapanış onayı izleyen faaliyet döneminin altıncı ayının sonuna, yönetim kurulu karar defterinin kapanış onayı ise izleyen faaliyet döneminin birinci ayının sonuna kadar notere yaptırılır. Noter açılış onayında ticaret sicili tasdiknamesini arar; anonim ve limited şirketlerin kuruluş aşamasındaki defter açılış onayları ise ticaret sicili müdürlüklerince yerine getirilir.
Ticari defterlerin elektronik ortamda tutulması tercih edildiğinde, bu defterlerin açılış işlemlerinde ve yevmiye defteri ile yönetim kurulu karar defterinin kapanışında noter veya ticaret sicili müdürlüğü onayı aranmaz. Muhasebeyle doğrudan ilgili olmayan pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ve genel kurul toplantı ve müzakere defterlerinin elektronik ortamda tutulmasını Ticaret Bakanlığı zorunlu kılabilir.
Başvuru Şartları ve Teknik Standartlar
Elektronik defter uygulamasından yararlanmak isteyen mükelleflerin başvuru öncesinde gerekli elektronik araçları temin etmesi şarttır. Gerçek kişi mükellefler Elektronik İmza Kanunu kapsamında üretilen nitelikli elektronik sertifika ya da 397 Sıra No'lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği çerçevesinde mali mühür almalıdır. Tüzel kişi mükelleflerin ise mali mühür temin etmiş olmaları gerekir. Başvuru süreci, bu şartları sağlayan mükellefler tarafından elektronik defter portalındaki başvuru kılavuzuna uygun şekilde yürütülür.
Elektronik defterin tutulması, kaydedilmesi, onaylanması, saklanması ve ibrazında kullanılacak yazılımın yetkili makamdan uyumluluk onayı almış olması zorunludur. Elektronik defterler, resmi portalda duyurulan format ve standartlara uyularak aylık dönemler itibarıyla oluşturulmaya ve muhafaza edilmeye başlanır.
İmzalama, Berat Alma ve Muhafaza Esasları
Elektronik defter kayıtlarının, ait oldukları ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar tamamlanması gerekir. Elektronik Defter Genel Tebliği hükümleri uyarınca bu işlemler, gerçek kişi mükellefler tarafından güvenli elektronik imza veya mali mühür kullanılarak, tüzel kişi mükellefler tarafından ise mali mühür tatbik edilerek gerçekleştirilir.
İmza ve onay adımlarının ardından elektronik defterler için Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından onaylanmış beratın alınması zorunludur. Elektronik defterlerin, yetkili mercilerce talep edildiğinde ibraz edilmek üzere ait oldukları beratlar ile birlikte muhafaza edilmesi yasal bir yükümlülüktür.
Güvenlik Önlemleri ve Olağanüstü Durum Bildirimi
Elektronik defter tutan mükellefler, elektronik kayıtlara yönelik bozulma, kaybolma veya silinme risklerini engellemek amacıyla yeterli güvenlik tedbirlerini almakla yükümlüdür. Defter kayıtlarına ilişkin bir tehlikenin ortaya çıkması veya olağanüstü bir durumun meydana gelmesi halinde ise durumun on beş gün içinde Gelir İdaresi Başkanlığı'na bildirilmesi zorunludur.
Elektronik defter başvurusunda hangi kimlik doğrulama araçları aranır?
Gerçek kişi mükellefler nitelikli elektronik sertifika veya mali mühür temin etmelidir; tüzel kişi mükelleflerin ise mali mühür temin etmiş olmaları zorunludur.
Elektronik defterlerin onay ve imza işlemleri hangi sürede yapılır?
Elektronik defterler, ait olduğu ayı izleyen üçüncü ayın son gününe kadar gerçek kişilerce güvenli elektronik imza veya mali mühürle, tüzel kişilerce ise mali mühürle onaylanır.
Elektronik ortamda tutulan ticari defterler için noter kapanış onayı gerekir mi?
Ticari defterlerin elektronik ortamda tutulması halinde defter açılışlarında ve yevmiye ile yönetim kurulu karar defterinin kapanışında noter veya ticaret sicili müdürlüğü onayı aranmaz.
Elektronik defter kayıtlarında teknik bir tehlike veya olağanüstü durum olursa ne yapılmalıdır?
Mükellefler gerekli güvenlik tedbirlerini almakla yükümlü olup kayıtlara dair bir tehlike veya olağanüstü durum çıktığında bu durumun on beş gün içinde Gelir İdaresi Başkanlığı'na bildirilmesi zorunludur.
Hukuki uyarı: Bu içerik genel bilgilendirme amacı taşır; somut olay değerlendirmesi için avukata başvurulmalıdır.
Hazırlayan: Av. Erdal Ersoy