İstihdamda Çalışma Yetkisini Doğrulama Yükümlülüğü
Amerika Birleşik Devletleri'nde işverenler, 6 Kasım 1986 tarihinden sonra istihdam ettikleri her çalışan için kimlik tespitinde bulunmak ve yasal çalışma yetkisini doğrulamak amacıyla Form I-9 doldurmak ve saklamakla yükümlüdür. 8 CFR 274a.2 uyarınca Form I-9, istihdam sürecinde çalışma izninin teyit edilmesinde resmi araç niteliğindedir. İşverenler bu belgeyi fiziki kâğıt üzerinde veya elektronik formatta tutabilir.
Form I-9 Düzenleme Aşamaları ve Yasal Süreler
Form I-9 düzenleme süreci belirli bir aşama sırasına tabidir. Çalışan, formun Section 1 bölümünü en geç fiilen işe başladığı ilk günün sonuna kadar tamamlamak zorundadır. Ancak bu işlem, iş teklifi kabul edilmeden önce yapılamaz. Form yapısı gereği çalışan Section 1 kısmını doldurup tamamlamadan işveren Section 2 bölümünü hazırlamamalı ve tamamlamamalıdır.
İşveren veya yetkili temsilcisi, Form I-9'un Section 2 bölümünü çalışanın fiilen işe başlamasından itibaren üç iş günü içinde tamamlamakla yükümlüdür. İstihdam süresi üç iş gününden daha kısa olan çalışanlar için ise süre daralır; bu durumda Section 2 bölümünün en geç çalışanın ilk iş gününde tamamlanması gerekir.
Belge İnceleme İlkeleri ve Belge Seçme Serbestisi
Çalışma yetkisinin ve kimliğin belgelendirilmesinde evrak seçimi münhasıran çalışana aittir. Çalışan, List A kapsamındaki belgelerden bir adet veya List B ile List C belgelerinden birer adet sunarak yükümlülüğünü yerine getirebilir. İşverenin belirli bir belgeyi şart koşması hukuken mümkün değildir. Belge incelemesinde kural olarak orijinal belgelerin fiziki olarak incelenmesi zorunludur; fotokopiler kabul edilmez ve bu yasağın tek istisnası sertifikalı doğum belgesi kopyasıdır.
İşverenin vatandaşlık statüsü, göçmenlik durumu veya millî kökene dayalı olarak çalışandan daha fazla ya da farklı belge talep etmesi hukuka aykırıdır. Aynı şekilde, makul ölçüde gerçek ve geçerli görünen belgelerin işveren tarafından reddedilmesi de yasaktır.
Kayıp, çalıntı veya hasarlı belgelerin yenilenmesi amacıyla resmi başvuru yapıldığını gösteren usulüne uygun makbuzlar geçici olarak kabul edilebilir. Bu tür makbuzlar kural olarak 90 gün boyunca geçerlidir.
E-Verify Sistemi ve Uzaktan İnceleme İstisnası
E-Verify sistemi Form I-9'un yerine geçmez. Sisteme dahil olan işverenler de işe aldıkları her yeni çalışan için ayrıca Form I-9 düzenlemek ve tamamlamak zorundadır. Uzaktan belge inceleme yöntemi genel bir serbesti veya hak değildir; yalnızca E-Verify sistemine iyi durumda kayıtlı işverenler tarafından yetkili işe alım yerlerinde, DHS alternatif prosedürü kapsamında ve okunaklı kopyaların saklanması şartıyla tatbik edilebilir.
Çalışma Yetkisinin Yeniden Doğrulanması ve Otomatik Uzatma
Süreli çalışma yetkisi bulunan yabancı çalışanlar açısından işveren, çalışma yetkisi sona ermeden önce Form I-9 Supplement B üzerinden yeniden doğrulama yapmakla yükümlüdür. Yeniden doğrulama aşamasında da çalışanın belge seçme hakkı devam eder; işveren bu aşamada belirli bir DHS belgesi dayatamaz. Çalışan süresi dolmamış bir List A veya List C belgesi sunduğu takdirde işveren bunu kabul etmek zorundadır.
ABD vatandaşları ve noncitizen national statüsündekiler için yeniden doğrulama yapılmaz. Ayrıca belirli durumlarda, daimi ikamet kartı (Form I-551) sunmuş daimi ikamet sahipleri için de kart üzerindeki geçerlilik süresi dolmuş olsa dahi yeniden doğrulama uygulanmaz.
Belirli kategorilerdeki İstihdam Yetki Belgesi (EAD) yenileme başvurularında otomatik uzatma mekanizması geçerlidir. Bu mekanizma yalnızca belirli kategorilerde ve başvurunun zamanında yapılmış olması kaydıyla hüküm doğurur; örneğin H-4 statüsündeki eşler gibi bazı kategorilerde altta yatan yasal statü tarihinin de ayrıca değerlendirilmesi gerekir. İşveren bu koşullar sağlandığında süresi dolmuş EAD ile uygun I-797C makbuz bildirimini birlikte inceleyerek geçici çalışma yetkisini tanıyabilir.
Kayıtların Saklanması ve İç Denetimde Hata Düzeltme
İşveren, tamamlanan her Form I-9 kaydını çalışanın işe başlama tarihinden itibaren üç yıl veya işten ayrılış tarihinden itibaren bir yıl boyunca muhafaza etmek zorundadır; bu iki süreden hangisi daha geç ise o süre esas alınır. İşverenin iç denetimlerinde tespit edilen hataların düzeltilmesi sırasında yanlış bilginin üzeri çizilmeli, doğru bilgi yazılmalı, tarih eklenmeli ve yetkili kişi tarafından paraflanmalıdır.
Resmi Denetim Usulü, İhlal Türleri ve Hukuki Sorumluluk
Göçmenlik ve Gümrük Muhafaza dairesi (ICE) denetimleri resmi inceleme bildirimi (Notice of Inspection – NOI) tebliği ile başlar. İşveren, tebligat sonrasında Form I-9 kayıtlarını çoğu durumda üç iş günü içinde ibraz etmek zorundadır. Yapılan incelemede teknik veya usuli eksiklikler tespit edilirse işverene genellikle en az 10 iş günü düzeltme süresi tanınır.
INA ayrımcılıkla mücadele düzenlemeleri kapsamında Adalet Bakanlığı İmmigrasyon ve Çalışan Hakları Bölümü (DOJ IER); vatandaşlık statüsüne dayalı ayrımcılık, millî kökene dayalı ayrımcılık, Form I-9 ve E-Verify süreçlerindeki haksız belge uygulamaları ile misilleme eylemlerini soruşturarak yasaklar. İhlaller bakımından, esasa ilişkin ihlaller ile tanınan süreye rağmen düzeltilmeyen eksiklikler parasal yaptırıma dönüşebilir. Form I-9 ihlalleri, usulsüz evrak tutma ve yetkisiz işçi çalıştırma eylemleri işverenler açısından hem sivil para cezası hem de cezai yaptırım doğurabilir.
Sıkça Sorulan Sorular
Form I-9 sürecinde işveren belirli bir belgeyi zorunlu tutabilir mi?
Hayır, işveren belirli bir belgeyi şart koşamaz; çalışan List A kapsamından tek bir belge veya List B ile List C listelerinden birer belge sunarak kimlik ve çalışma yetkisini kanıtlama serbestisine sahiptir.
E-Verify sistemine kayıt olmak Form I-9 doldurma zorunluluğunu kaldırır mı?
Hayır, E-Verify sistemi Form I-9'un yerine geçmez; sisteme kayıtlı olan işverenler de istihdam ettikleri her yeni çalışan için ayrıca Form I-9 düzenlemek ve saklamak zorundadır.
ICE denetiminde tespit edilen evrak eksiklikleri parasal yaptırıma yol açar mı?
Esasa ilişkin ihlaller ile tanınan süreye rağmen düzeltilmeyen eksiklikler parasal yaptırıma dönüşebilir; teknik veya usuli eksikliklerin giderilmesi için ise işverene genellikle en az 10 iş günü düzeltme imkanı tanınır.
Daimi ikamet sahipleri için yeniden doğrulama yapılması zorunlu mudur?
Her durumda zorunlu değildir; belirli durumlarda Form I-551 (Green Card) sunmuş daimi ikamet sahipleri için kartın üzerindeki geçerlilik süresi dolmuş olsa dahi yeniden doğrulama işlemi yapılmaz.
Reverification aşamasında işveren çalışan adına evrak seçebilir mi?
Hayır, yeniden doğrulama aşamasında da işveren belirli bir belge dayatamaz; çalışan süresi dolmamış bir List A veya List C belgesi sunduğunda işverenin bunu kabul etmesi zorunludur.
Hukuki uyarı: Bu içerik genel bilgilendirme amacı taşır; somut olay değerlendirmesi için avukata başvurulmalıdır.
Hazırlayan: Av. Erdal Ersoy