VERBİS Nedir ve Hukuki Niteliği Nasıldır?
Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi (VERBİS), kişisel verilerin korunması mevzuatında şeffaflık ile hesap verilebilirlik ilkelerinin uygulanmasını sağlayan, veri sorumlularının kişisel veri işleme faaliyetlerini kamuya beyan ettikleri resmi sicildir. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu m. 16/1 uyarınca bu sicil, Kişisel Verileri Koruma Kurulu gözetiminde Başkanlık tarafından kamuya açık olarak tutulur. Sisteme kişilerin isim veya T.C. kimlik numarası gibi somut verileri girilmez; yürütülen faaliyet kapsamında işlenen kişisel verilerin hangi kategorilere ait olduğuna yönelik genel nitelikteki açıklamalar kaydedilir. Kanunun 16. maddesinin 5. fıkrası uyarınca sicile ilişkin diğer usul ve esaslar yönetmelikle düzenlenmektedir.
6698 sayılı KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU m. 16Kaynağı aç
6698 sayılı Kanun m. 3/1-ı uyarınca veri sorumlusu, kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu gerçek veya tüzel kişidir. Kanun m. 16/1 ve m. 16/2 hükümleri doğrultusunda kişisel verileri işleyenlerin kural olarak veri işlemeye başlamadan önce Veri Sorumluları Siciline kaydolması zorunludur. Aynı Kanunun m. 3/1-ğ bendi kapsamında veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel veri işleyenler ise veri işleyen sıfatını taşır. Veri işleyenlerin doğrudan aydınlatma yükümlülüğü bulunmasa da Kanun m. 12/2 uyarınca veri güvenliğini temin etmeye yönelik tedbirlerin alınmasında veri sorumlusu ile müşterek sorumlulukları bulunmaktadır.
6698 sayılı KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU m. 3Kaynağı aç
VERBİS Kayıt Yükümlülüğü Bulunan Veri Sorumluları
Türkiye'de yerleşik bulunan veri sorumluları bakımından çalışan sayısı ve yıllık bilanço büyüklüğü sicile kayıt zorunluluğunun tespitinde temel ölçüttür. Bu kapsamda 50'den fazla çalışanı olan ya da yıllık mali bilanço toplamı 100 milyon TL olarak belirlenen parasal eşiği aşan gerçek ve tüzel kişi veri sorumlularının VERBİS kaydı yaptırması zorunludur. Kayıt mükellefiyetinin doğması için bu iki kriterden birinin gerçekleşmesi yeterlidir. Diğer yandan, çalışan sayısı ve bilanço büyüklüğü şartı aranmaksızın, ana faaliyet konusu 6698 sayılı Kanun m. 6 kapsamındaki özel nitelikli kişisel verileri işlemek olan veri sorumluları da sicile kayıtla mükelleftir.
Kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşları, kanuni düzenlemeler uyarınca veri sorumlusu sıfatını taşıdıklarından herhangi bir çalışan sayısı veya bilanço eşiğine tabi olmaksızın VERBİS'e kaydolmak mecburiyetindedir. 6698 sayılı Kanun m. 22/1-d hükmü gereğince Veri Sorumluları Sicilinin tutulmasını sağlamak Kişisel Verileri Koruma Kurulunun görev ve yetkileri arasındadır.
6698 sayılı KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU m. 22Kaynağı aç
Sicile Kayıt Zorunluluğunun İstisnaları ve Muafiyetler
6698 sayılı Kanun m. 16/2 uyarınca işlenen kişisel verinin niteliği, sayısı, işlemenin kanundan kaynaklanması veya üçüncü kişilere aktarılma durumu gibi objektif kriterler gözetilerek sicile kayıt zorunluluğuna istisna getirme yetkisi Kişisel Verileri Koruma Kuruluna verilmiştir. Kurul tarafından çalışan sayısı, bilanço büyüklüğü ve faaliyet alanı gibi ölçütler çerçevesinde belirlenen muafiyetler ile bazı veri sorumluları kayıt zorunluluğunun dışında bırakılmıştır.
Yapılan düzenlemeler çerçevesinde yalnızca herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla veri işleyenler, noterler, avukatlar, gümrük müşavirleri ve belirlenen kriterlerin altında kalan dernek ile vakıflar VERBİS kayıt yükümlülüğünden istisna tutulmuştur. Ancak söz konusu muafiyet sadece sicile kayıt olma zorunluluğunu kapsamakta olup bu veri sorumlularının 6698 sayılı Kanun kapsamındaki aydınlatma, veri güvenliğini sağlama ve hukuka uygun işleme gibi diğer tüm yasal yükümlülükleri eksiksiz devam eder.
VERBİS Bildirim Usulü ve İrtibat Kişisinin Görevleri
Sicile kayıtla yükümlü Türkiye'de yerleşik tüzel kişiler, Kurum ile olan tebligat ve yazışma sürecini yürütmek amacıyla bir irtibat kişisi atamak zorundadır. İrtibat kişisi veri sorumlusu adına karar verme yetkisini haiz bir merci olmayıp yalnızca veri sorumlusunun emir ve talimatları doğrultusunda sistem bildirimlerini gerçekleştiren ve Kurum tebligatlarını alan görevlidir.
6698 sayılı Kanun m. 16/3 ve ilgili yönetmelik hükümleri uyarınca VERBİS bildiriminde; veri sorumlusu ve varsa temsilcisinin kimlik ile adres bilgileri, verilerin hangi amaçla işleneceği, veri konusu kişi grupları ile veri kategorileri, verilerin aktarılabileceği alıcı veya alıcı grupları, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel veriler, kişisel veri güvenliğine ilişkin alınan teknik ve idari tedbirler ile verilerin işlendikleri amaç için gerekli azami muhafaza süreleri yer almalıdır. Sunucuları yurt dışında yer alan bulut bilişim hizmetlerini kullanan veya yurt dışına veri aktarımı gerçekleştiren veri sorumluları, Kanunun 9. maddesi gereğince sistem üzerinden yabancı ülkelere veri aktarımı yapıldığını beyan etmekle mükelleftir.
VERBİS bildiriminde yer alan bilgilerde değişiklik meydana gelmesi durumunda, 6698 sayılı Kanun m. 16/4 hükmü değişikliklerin derhâl bildirilmesini emrederken; Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmelik m. 13 bu süreyi değişikliğin gerçekleştiği tarihten itibaren en geç 7 gün olarak düzenlemiştir. Tüzel kişiliğin tasfiyesi veya kapanması sebebiyle faaliyetin sona ermesi, belirlenen çalışan ve ciro eşiklerinin altına düşülmesi ya da faaliyetin muafiyet kapsamına alınması hallerinde sicilden kayıt silme talebinde bulunulabilir; ayrıca şartları taşımadığı tespit edilenlerin kaydı Kurul tarafından resen silinebilir. Sicilden kaydın silinmiş olması, veri sorumlusunun geçmişte gerçekleştirdiği veri işleme faaliyetlerinden ve Kanuna aykırılık teşkil eden ihlallerden doğan hukuki sorumluluklarını ortadan kaldırmaz.
Kayıt ve Bildirim Yükümlülüğüne Aykırılığın Yaptırımları
6698 sayılı Kanun m. 18/1-ç bendi uyarınca, Veri Sorumluları Siciline kayıt ve bildirim yükümlülüğüne aykırı hareket eden gerçek kişiler ile özel hukuk tüzel kişisi veri sorumluları hakkında Kurul tarafından idari para cezası tesis edilir. Kanun m. 18/3 hükmü gereğince, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından verilen idari para cezalarına karşı idare mahkemelerinde dava açılabilmektedir.
6698 sayılı KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU m. 18Kaynağı aç
6698 sayılı Kanun m. 18/4 hükmü gereğince, kayıt ve bildirim yükümlülüğüne aykırı fiillerin kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşları bünyesinde işlenmesi halinde idari para cezası uygulanmaz. Bu durumda Kurulun yapacağı bildirim üzerine, ilgili kamu kurumunda veya meslek kuruluşunda görev yapan memurlar ve diğer kamu görevlileri hakkında tabi oldukları disiplin hükümlerine göre işlem tesis edilir ve ulaşılan netice Kurula bildirilir.
VERBİS kaydında somut kişisel veriler sisteme yüklenir mi?
Hayır, VERBİS'e kişilerin isim veya kimlik numarası gibi somut kişisel verileri kaydedilmez; yalnızca işlenen verilerin niteliğine ilişkin kategorik açıklamalar girilir.
VERBİS bilgilerindeki değişiklikler ne kadar sürede bildirilmelidir?
Kanun bildirimlerin derhâl yapılmasını öngörmüş olup ilgili yönetmelik uyarınca değişikliklerin gerçekleştiği tarihten itibaren en geç 7 gün içerisinde sisteme işlenmesi gerekir.
Yurt dışı merkezli bulut yazılımları kullananlar aktarım beyanı vermek zorunda mıdır?
Evet, sunucuları yurt dışında bulunan bulut bilişim hizmetlerini kullanan veri sorumluları, VERBİS kayıtlarında yurt dışına veri aktarımı yapıldığını beyan etmekle mükelleftir.
Kamu kurumlarında kayıt yükümlülüğünün ihlali halinde hangi yaptırım uygulanır?
Kamu kurum ve kuruluşları ile meslek kuruluşlarında ihlale sebebiyet veren görevliler hakkında disiplin hükümleri uygulanır ve neticesi Kurula iletilir.
VERBİS kaydının silinmesi geçmiş dönem sorumluluğunu kaldırır mı?
Hayır, sicil kaydının silinmesi veri sorumlusunun geçmiş dönemdeki veri işleme faaliyetlerinden ve Kanun ihlallerinden kaynaklanan sorumluluklarını sona erdirmez.
Hukuki uyarı: Bu içerik genel bilgilendirme amacı taşır; somut olay değerlendirmesi için avukata başvurulmalıdır.
Hazırlayan: Av. Erdal Ersoy