VERBİS Kayıt Zorunluluğu Kapsamı ve Yasal Şartları

VERBİS Nedir ve Veri Sorumlusu Kimdir?

Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi (VERBİS), 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun 16. maddesi kapsamında, kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişilerin bu faaliyetlerini kayıt altına almalarını ve mevzuata uygun işlem yürütmelerini temin etmek üzere kurulmuş bir veri tabanıdır. 6698 sayılı Kanun'un 16. maddesinin 1. fıkrası gereğince Veri Sorumluları Sicili, Kişisel Verileri Koruma Kurulunun gözetiminde Başkanlık tarafından kamuya açık olarak tutulur. Kanun uyarınca kişisel verileri belirleyen, veri kayıt sisteminin işleyişini belirleyen ve yöneten gerçek veya tüzel kişiler veri sorumlusu sıfatına sahiptir.

6698 sayılı Kanun'un 16. maddesinin 2. fıkrası doğrultusunda kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin, veri işlemeye başlamadan önce Veri Sorumluları Siciline kaydolmaları yasal bir zorunluluktur. Bu sicilin işleyişine dair diğer usul ve esasların yönetmelikle düzenleneceği Kanun'un 16. maddesinin 5. fıkrasında kurala bağlanmıştır.

VERBİS Kayıt Kapsamı, Eşikler ve Envanter Şartı

Kamu kurumları, özel sektör kuruluşları, dernek ve vakıflar, kooperatifler ile serbest meslek mensupları dahil olmak üzere kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişiler kural olarak kayıt yükümlülüğü altındadır. Bununla birlikte Kanun'un 16. maddesinin 2. fıkrası, işlenen kişisel verinin niteliği, sayısı, işlemenin kanundan kaynaklanması veya üçüncü kişilere aktarılma durumu gibi objektif kriterler göz önüne alınarak Kurul tarafından istisna getirilebileceğini hükme bağlamıştır.

Kayıt zorunluluğunun belirlenmesinde çalışan sayısı ve mali hacim ölçütleri dikkate alınmaktadır. Yıllık çalışan sayısının 50’den fazla olması kaydolma zorunluluğu için aranırken, mali ölçüt bakımından yıllık mali bilanço toplamının 100 milyon TL’den yüksek olması ile 25 milyon TL’den fazla ciro bulunması yönünde birbiriyle çelişen iki farklı değerlendirme mevcuttur; bu nedenle mali sınır konusunda tek bir kesin ölçü esas alınamaz. Yıllık çalışan sayısı 50’den fazla veya yıllık mali bilanço toplamı 100 milyon TL’den yüksek olma şartlarını sonradan taşıyan veri sorumlularının ise en geç 3 ay içinde VERBİS’e kaydolmaları gerekmektedir.

Veri işleme süreçlerinin tespiti açısından önem taşıyan Kişisel Veri İşleme Envanteri hazırlama yükümlülüğü; 50 veya daha fazla çalışanı olan veri sorumluları ile 50’den az çalışanı bulunup yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL ve üzerinde olan veri sorumluları için zorunludur.

Kayıt Yükümlülüğünün İstisnaları

Kişisel verileri ev ortamında işleyen kişiler ile veri işleme faaliyeti tamamen veya kısmen otomatik olmayan ve verilerin yer aldığı kayıt sisteminin ölçeği küçük olan kişiler kayıt yükümlülüğünün dışındadır. Ayrıca özel kanunlar ile kurulmuş ve bu kanunlar kapsamında denetlenen veri sorumluları da VERBİS kaydı zorunluluğundan muaf tutulmuştur.

Kayıt Bildirimi, Değişiklikler ve Görevlendirmeler

VERBİS kayıt başvurusu Kişisel Verileri Koruma Kurumu'nun resmî internet sitesi üzerinden elektronik ortamda yürütülür. 6698 sayılı Kanun'un 16. maddesinin 3. fıkrası uyarınca kayıt başvurusu; veri sorumlusu ve varsa temsilcisinin kimlik ve adres bilgilerini, verilerin hangi amaçla işleneceğini, veri konusu kişi grupları ve veri kategorilerini, alıcı gruplarını, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen verileri, veri güvenliğine ilişkin tedbirleri ve amaç için gerekli olan azami saklama süresini içeren bir bildirimle yapılır.

6698 sayılı Kanun'un 16. maddesinin 4. fıkrası uyarınca, sicil kayıt başvurusunda verilen bilgilerde meydana gelen değişikliklerin derhâl Başkanlığa bildirilmesi kanuni zorunluluktur. Bu bildirimlerin sisteme 15 gün içinde yapılması gerektiği yönünde yaklaşımlar bulunsa da kanun hükmü değişikliğin derhâl bildirilmesini emretmektedir.

Sicile kayıtlı olan veri sorumlularının Kurum ile iletişimi sağlamak ve tebligatları kabul etmek amacıyla bir irtibat kişisi ataması zorunludur. Türkiye'de yerleşik bulunmayan yurt dışı merkezli veri sorumluları ise Kanun'a karşı tüm yükümlülükleri yerine getirmek üzere Türkiye'de mukim bir temsilci görevlendirmek durumundadır.

Yükümlülüğe Aykırılık ve Yasal Başvuru Yolları

VERBİS kayıt ve bildirim yükümlülüğünün yerine getirilmemesi, 6698 sayılı Kanun'un 18. maddesi uyarınca idari para cezası yaptırımına bağlanmıştır. Söz konusu aykırılığın kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşları bünyesinde işlenmesi halinde ise 18. maddesinin 4. fıkrası uyarınca idari para cezası uygulanmaz; Kurulun bildirimi üzerine ilgili kamu görevlileri hakkında disiplin hükümlerine göre işlem yapılarak neticesi Kurula iletilir.

6698 sayılı Kanun'un 18. maddesinin 3. fıkrası uyarınca Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından verilen idari para cezalarına karşı idare mahkemelerinde dava açılabilir. 2577 sayılı İdari Yargılama Usulü Kanunu'nun 7. maddesinin 1. fıkrası gereğince idare mahkemelerinde genel dava açma süresi altmış gündür ve bu yaptırımlara karşı tebliğden itibaren 60 gün içinde idare mahkemesine başvurulması gerekmektedir. İdari para cezasına karşı 15 gün içinde sulh ceza hâkimliğine itiraz edileceği yönündeki görüş kanunun açık hükmü karşısında geçerli bir yol olarak kabul edilemez. Kurulun idari para cezası dışındaki diğer kararlarına karşı da tebliğ tarihinden itibaren 60 gün içinde idare mahkemesinde iptal davası açılabilir.

Hukuki uyarı: Bu içerik genel bilgilendirme amacı taşır; somut olay değerlendirmesi için avukata başvurulmalıdır.

Hazırlayan: Av. Erdal Ersoy