Yıllık İzin Kayıt Belgesi Tutma Zorunluluğu
İş hukukunda işçinin yıllık izin kullanıp kullanmadığına dair en temel ispat aracı “Yıllık İzin Kayıt Belgesi”dir. Kanun, bu belgenin tutulmasını işverenin takdirine bırakmamış, mutlak bir zorunluluk olarak belirlemiştir.
1. İspat Yükü İşverendedir
Yıllık izinlerin kullandırıldığını veya ücretinin ödendiğini ispat etme yükümlülüğü tamamen işverene aittir. İşçi “ben izin kullanmadım” dediğinde, işveren bunu yazılı belge ile aksini kanıtlamak zorundadır. Sadece tanık beyanları izin kullanımı ispatı için yeterli kabul edilmez.
2. Kayıt Belgesinde Bulunması Gerekenler
Yıllık Ücretli İzin Yönetmeliği’ne göre, her işçi için tutulan bu defter veya kartoteks sisteminde şunlar yer almalıdır:
- İşçinin adı, soyadı ve T.C. kimlik numarası,
- İşe giriş tarihi,
- İzne hak kazandığı tarih ve toplam izin gün sayısı,
- İznin başlama ve bitiş tarihleri,
- İşçinin imzası.
3. Dijital Kayıtlar Geçerli mi?
Gelişen teknoloji ile birlikte birçok şirket ERP veya İK yazılımları üzerinden izin takibi yapmaktadır. Ancak Yargıtay, dijital onayların güvenli elektronik imza ile yapılmaması durumunda, işçinin ıslak imzasını taşıyan fiziki bir izin formunun da dosyada bulunmasını aramaktadır.
4. Cezai Yaptırımlar
Yıllık izin kayıt belgesi tutmayan veya eksik tutan işverenlere, Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı müfettişlerince yapılan denetimlerde idari para cezası kesilir. Ayrıca, belgesizlik nedeniyle işten ayrılan işçiye tüm geçmiş yılların izin ücretlerini faiziyle ödemek zorunda kalabilir.
Sonuç olarak; yıllık izin kayıtları hem işçinin dinlenme hakkının garantisi hem de işverenin hukuki güvencesidir. İzin formlarının düzenli olarak imzalatılması ve özlük dosyasında saklanması, ileride yaşanacak milyonlarca liralık tazminat risklerini ortadan kaldıracaktır.
